[BDD] Passage de Works PC à Excel + Word Mac : aïe

Le
christophe.laronde
Bonjour,
J'ai une difficulté presque HC à soumettre à qq'un qui connait le
fonctionnement en BDD sous Works PC, Excel, Word (et FileMaker Pro) Mac.

Accrochez vous :

Une amie, qui a créé et gère 5 ses gites ruraux vient de switcher. Elle
est complètement autodidacte sur PC. Je l'aide pour son switch.

Pour gérer ses gites (liste des clients avec ts les renseignements
nécessaires : prénon, mon, adresse, date d'arrivée, de départ, arrhes,
solde), elle avait créé un fichier dans le tableur de Works. Chaque
client a sa ligne, les différentes rubriques citées sont en colonnes.
Les entêtes de colonnes servent à trier.
En fait elle se servait du tableur de Works comme d'une BDD.

Elle avait ensuite des modèles de courriers (confirmation de
réservation, relances) dans lesquels elle avait inséré certains
champs/rubriques de sa BDD pour qu'en 1 clic, un courrier personnalisé
s'imprime.

Elle souhaite garder le même fonctionnement avec Excel et Word, et m'a
demandé comment faire.
Je pensais faire fonctionner tt ça sous FMP, l'ayant vu mais jamais
pratiqué
Je suis largué, n'ayant jamais utilisé ces fonction là dans ces
logiciels. J'ai réussi à importer sa BDD sous Excel et FMP, mais je suis
coincé pour la génération des courrier et enveloppes.

Qui saurait m'expliquer ? (par tel, c'est possible ?)

Elle a acheté Office pour son Mac (vendu par la FNAC, je n'y étais
pas), et me demande comment retrouver le mm fonctionnement qu'avant.
Elle en a vraiment besoin pour le fonctionnement de ses réservations,
envois de courrier
Et pas question que je lui explique que "c'est pas comme ça qu'il
fallait faire" : c'est fait, ça fonctionnait avant, ça doit fonctionner
de nouveau.

Merci d'avance pour les conseils.
Vidéos High-Tech et Jeu Vidéo
Téléchargements
Vos réponses
Gagnez chaque mois un abonnement Premium avec GNT : Inscrivez-vous !
Trier par : date / pertinence
Nina Popravka
Le #2742481
On Wed, 10 Oct 2007 22:53:43 +0200,
(Christophe Laronde) wrote:

Qui saurait m'expliquer ? (par tel, c'est possible ?)


goto Manet :-)))))
--
Nina

Matthieu Sevestre
Le #2742311
Bonjour,

alors je vais expliquer cela... mais en partant du principe que la base est sous Excel (ce qui semble être le cas) et que le document à générer est sous Word.

J'ai issu mes explication de Word et Excel sur Windows, mais ca devrait fonctionner pareil.

Le document Excel doit avoir les données en colonnes, avec la première ligne correspondant à l'entête de chaque colonne (par ex. Nom, prenom, etc.)

Sous Word, pour préparer le fichier Type:
- on commence avec un document Vierge
- aller dans le menu Outils-Publipostage
- une fenêtre s'ouvre et contient 3 étapes
- il faut créer le Document Principal (soit via lettre type, soit avec le document actuellement ouvert sous Word)
- ensuite il faut associer le document principal avec la BDD sous Excel... dans "Obtenir les Données", il faut "ouvrir la source de données" et aller chercher le fichier XLS
- Là, Word va protester au sujet de Champs de Fusion manquants (normal, notre doc. est vierge et ne contient pas de lien vers des champs de notre BDD), il faut accepter de modifier le document principal
- Normalement une nouvelle barre de menu Publipostage est apparue (sinon l'ouvrir), permettant entre autre "d'Insérer un champ de fusion"
- Là, on peut rédiger le courrier et utiliser les champs de fusion pour récupérer les données génériques de la BDD
- Une fois cela terminé, on a terminé le fichier "template"

Sous Word, pour réaliser le publipostage:
- Ensuite pour réaliser le publipostage, il faut avoir le doc. type ouvert et aller dans le menu Outils-Publipostage
- La 3eme étape du Publipostage est devenue accessible, cliquer sur "Fusionner..."
- Une boite d'ouvre permettant de paraméter le fusionnage. Par défaut toute la base est fusionnée au document (je rentre pas dans les détails de cette boite)
- Un clic sur le bouton "Fusionner" génère un document fusionné contenant autant de pages que la BDD contient d'entrées.
- Yapuka imprimer :)

Voila, j'espère que c'est clair et que sur la version MAC de Office, Microsoft a conservé le même mode de fonctionnement.

A+ et bon courage
Matt
kurtz le pirate
Le #2707551
In article (Christophe Laronde) wrote:

Bonjour,
J'ai une difficulté presque HC à soumettre à qq'un qui connait le
fonctionnement en BDD sous Works PC, Excel, Word (et FileMaker Pro) Mac.

Accrochez vous :

Une amie, qui a créé et gère 5 ses gites ruraux vient de switcher. Elle
est complètement autodidacte sur PC. Je l'aide pour son switch.


bienvenue dans le nouveau monde...


Pour gérer ses gites (liste des clients avec ts les renseignements
nécessaires : prénon, mon, adresse, date d'arrivée, de départ, arrhes,
solde...), elle avait créé un fichier dans le tableur de Works. Chaque
client a sa ligne, les différentes rubriques citées sont en colonnes.
Les entêtes de colonnes servent à trier.
En fait elle se servait du tableur de Works comme d'une BDD.

Elle avait ensuite des modèles de courriers (confirmation de
réservation, relances...) dans lesquels elle avait inséré certains
champs/rubriques de sa BDD pour qu'en 1 clic, un courrier personnalisé
s'imprime.

Elle souhaite garder le même fonctionnement avec Excel et Word, et m'a
demandé comment faire.
Je pensais faire fonctionner tt ça sous FMP, l'ayant vu... mais jamais
pratiqué...
Je suis largué, n'ayant jamais utilisé ces fonction là dans ces
logiciels. J'ai réussi à importer sa BDD sous Excel et FMP, mais je suis
coincé pour la génération des courrier et enveloppes.


pour cet usage, filemaker se suffit à lui même et gére tout seul les
courriers, enveloppes, rapports, relances, ...


Qui saurait m'expliquer ? (par tel, c'est possible ?)


pourquoi pas... c'est quelle version de filemaker ?


Elle a acheté Office pour son Mac (vendu par la FNAC, je n'y étais
pas...), et me demande comment retrouver le mm fonctionnement qu'avant.
Elle en a vraiment besoin pour le fonctionnement de ses réservations,
envois de courrier...


office est inutile dans ce cas.


Et pas question que je lui explique que "c'est pas comme ça qu'il
fallait faire" : c'est fait, ça fonctionnait avant, ça doit fonctionner
de nouveau.


oui mais bon... il faut perdre les mauvaises habitudes !



--
klp

christophe.laronde
Le #2707161
Matthieu Sevestre
Bonjour,

alors je vais expliquer cela... mais en partant du principe que la base
est sous Excel (ce qui semble être le cas) et que le document à générer
est sous Word.

J'ai issu mes explication de Word et Excel sur Windows, mais ca devrait
fonctionner pareil.


Merci pour les explications.
Elles, et l'aide de MS Office, nous ont bien aidés, malgré le fait que
l'aide parle encore de "publipostage", alors que Word utilise le terme
"gestionnaire de fusion de données".
Les requètes personnalisées sont parfois aussi assez tordues (2 filtres
identiques sinon, pas de tri...).

Encore merci.
A+


--
Le wifi à Toulouse :
http://www.toulouse-sans-fil.net

christophe.laronde
Le #2707141
kurtz le pirate

Une amie, qui a créé et gère 5 ses gites ruraux vient de switcher. Elle
est complètement autodidacte sur PC. Je l'aide pour son switch.


bienvenue dans le nouveau monde...


Elles est complètement ravie :-) Tout rapide, joli, des effets partout,
iPhoto facile, un grand écran plat, pas de cables partout qui trainent.
J'espère quelle va prosélyter dans son entourage ;-)

pour cet usage, filemaker se suffit à lui même et gére tout seul les
courriers, enveloppes, rapports, relances, ...


Hum...
On a fini par s'en sortir avec le couple infernal Word + XL. Elle est
habituée à travailler comme ça. Pas question de lui imposer autre chose,
ce serait contre-productif pour elle.

A+

--
Le wifi à Toulouse :
http://www.toulouse-sans-fil.net


Matthieu Sevestre
Le #2709331
Bonjour

heureux que le sujet soit clos :)

Matt
Henripasdespammerci
Le #2709291
Matthieu Sevestre
Bonjour,

alors je vais expliquer cela... mais en partant du principe que la base
est sous Excel (ce qui semble être le cas) et que le document à générer
est sous Word.

J'ai issu mes explication de Word et Excel sur Windows, mais ca devrait
fonctionner pareil.

Le document Excel doit avoir les données en colonnes, avec la première
ligne correspondant à l'entête de chaque colonne (par ex. Nom, prenom,
etc.)


Attention à bien définir la plage ad hoc dans Excel comme base de
données permanente, sinon le tri pourratt ne porter que sur une colonne
et donc brouiller quasi irrémédiablement la base dès qu'on la sauvegarde
... (Histoire vécue)

Henri -
- Henri Balmain http://freenours.org

kurtz le pirate
Le #2708571
In article (Christophe Laronde) wrote:

pour cet usage, filemaker se suffit à lui même et gére tout seul les
courriers, enveloppes, rapports, relances, ...


Hum...
On a fini par s'en sortir avec le couple infernal Word + XL. Elle est
habituée à travailler comme ça. Pas question de lui imposer autre chose,
ce serait contre-productif pour elle.



chacun est libre de faire ce qui lui plaît, bien sûr, mais franchement,
avec un peu d'effort, la "production" serait... 100 fois meilleure.
un seul logiciel, des modèles de lettres, rapports, étiquettes, états...


mais bon...



--
klp


Publicité
Poster une réponse
Anonyme