creer des etiquettes

Le
pascavallon
je souhaite créer des étiquettes sur word pour un publipostage pour un envoi
massif (en mailing) Quelqu'un peut il m'aider, en vous remerciant par avance
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Anacoluthe
Le #1717335
Bonjour !

'pascavallon' nous a écrit ...
je souhaite créer des étiquettes sur word pour un publipostage pour un envoi
massif (en mailing) Quelqu'un peut il m'aider, en vous remerciant par avance


Où bloquez-vous exactement ???

Anacoluthe
« La valse des étiquettes. »
- Yves DUTEIL

--
Créer et imprimer des étiquettes pour un publipostage massif
Dans le menu Outils, pointez sur Lettres et publipostage, puis cliquez sur
Fusion et publipostage.
Sous Sélection du type de document, cliquez sur Étiquettes.
Le document actif devient le document principal (document principal : dans une
opération de fusion dans Word, document qui contient le texte et les graphismes
communs à chaque version du document fusionné, par exemple, l' adresse de l'
expéditeur ou la formule de politesse dans une lettre type.).

Cliquez sur Suivante : Document de base.

Conseil

Si la fonctionnalité Fusion et publipostage vous est familière ou que vous
préférez travailler sans l'aide du Volet Office Fusion et publipostage, vous
pouvez utiliser la barre d'outils (barre d' outils : barre qui contient des
boutons et des options que vous utilisez pour exécuter des commandes. Pour
afficher une barre d' outils, cliquez sur Personnaliser dans le menu Outils,
puis cliquez sur l' onglet Barre d' outils.) Fusion et publipostage. Les boutons
sont disposés les uns à la suite des autres, de gauche à droite.

Instructions pas à pas supplémentaires
Le Volet Office vous guide tout au long des étapes restantes du processus de
fusion. Vous trouverez ci-dessous des informations supplémentaires, répertoriées
dans l'ordre chronologique.

Définir et afficher des étiquettes

Effectuez l'une des opérations suivantes :

Créer une nouvelle feuille d'étiquettes

Cliquez sur Modification de la disposition du document.

Cliquez sur Options d'étiquettes.

Dans la boîte de dialogue Options pour les étiquettes, sélectionnez les options
souhaitées, comme le type et la taille d'enveloppe, puis cliquez sur OK.

Commencer à partir d'une feuille d'étiquettes existante

Cliquez sur Utiliser un document existant.
Dans la zone À partir d'un/une, sélectionnez le document souhaité, puis cliquez
sur Ouvrir.

Si le document ne figure pas dans cette zone, cliquez sur (Autres fichiers),
puis sur Ouvrir. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, recherchez le document
souhaité, puis cliquez sur Ouvrir.

Microsoft Word affiche le document dans la fenêtre de document. Si vous décidez
d'utiliser un autre document étiquette, cliquez sur Utiliser un document
existant, puis sélectionnez un autre document. Si vous souhaitez modifier la
mise en page, cliquez sur Modification de la disposition du document, puis sur
Options d'étiquettes.

Cliquez sur Suivante : Sélection des destinataires.

Rechercher ou créer une source de données, puis sélectionner des destinataires

Effectuez l'une des opérations suivantes :

Se connecter à une liste de contacts Microsoft Outlook

Sous Sélection des destinataires, cliquez sur Sélection à partir des contacts
Outlook.
Cliquez sur Choisir le dossier Contacts.
Dans la boîte de dialogue Sélectionner le dossier Liste des contacts, cliquez
sur la liste de contacts souhaitée, puis cliquez sur OK.
Les contacts présents dans le dossier s'affichent dans la boîte de dialogue
Fusion et publipostage : Destinataires, où vous pouvez affiner la liste des
destinataires à inclure dans la fusion.

Se connecter à un autre type de liste, telle qu'une base de données ou une liste
d'adresses Office

Sous Sélection des destinataires, cliquez sur Utilisation d'une liste existante.
Cliquez sur Parcourir.
Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, recherchez et
cliquez sur la source de données (source de données : fichier qui contient les
informations à fusionner dans un document. Par exemple, la liste des noms et
adresses que vous voulez utiliser dans un publipostage. Pour être en mesure d'
utiliser les informations contenues dans une source de données, vous devez au
préalable vous connecter à celle-ci.) souhaitée.
Par défaut, Microsoft Word ouvre le dossier Mes sources de données.

Cliquez sur Ouvrir.
En fonction du type de source de données sélectionné, il se peut que d'autres
boîtes de dialogue s'affichent vous invitant à indiquer des informations
supplémentaires.

Par exemple, si votre source de données est un classeur Microsoft Excel qui
comporte des informations sur plusieurs feuilles de calcul, vous devez
sélectionner la feuille de calcul contenant les informations dont vous avez
besoin et cliquer sur OK.

Les entrées de la source de données s'affichent dans la boîte de dialogue Fusion
et publipostage : Destinataires, où vous pouvez affiner la liste des
destinataires à inclure dans la fusion.

Créer une liste d'adresses simple

Sous Sélection des destinataires, cliquez sur Saisie d'une nouvelle liste.
Cliquez sur Créer.
Dans la boîte de dialogue Créer une liste d'adresses, sous Entrer les
informations relatives à l'adresse, tapez les informations que vous souhaitez
ajouter à la première entrée (titre, nom et adresse, par exemple). Il n'est pas
nécessaire de remplir tous les champs.
Pour valider la première entrée et en saisir une nouvelle, cliquez sur Nouvelle
entrée.
Répétez les étapes 3 et 4 jusqu'à ce que vous ayez ajouté toutes les entrées
d'adresse souhaitées, puis cliquez sur Fermer.
Dans la boîte de dialogue Enregistrer une liste d'adresses, indiquez un nom pour
la liste d'adresses dans la zone Nom de fichier, puis sélectionnez un dossier
dans lequel enregistrer la liste.
Par défaut, la liste est enregistrée dans le dossier Mes sources de données. Il
est recommandé de laisser la liste d'adresses à cet emplacement, car c'est
également le dossier par défaut dans lequel Microsoft Word recherche les sources
de données (source de données : fichier qui contient les informations à
fusionner dans un document. Par exemple, la liste des noms et adresses que vous
voulez utiliser dans un publipostage. Pour être en mesure d' utiliser les
informations contenues dans une source de données, vous devez au préalable vous
connecter à celle-ci.). Par conséquent, si vous prévoyez d'utiliser cette liste
d'adresses pour une fusion ultérieure, vous n'aurez pas besoin de parcourir les
fichiers et les dossiers pour la retrouver.

Cliquez sur Enregistrer.
Les entrées présentes dans votre nouvelle liste s'affichent dans la boîte de
dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, où vous pouvez affiner la liste
des destinataires à inclure dans la fusion.
Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, sélectionnez
les destinataires à inclure.
Procédure

Effectuez l'une des opérations suivantes :
Utiliser les cases à cocher pour désigner les destinataires

Cette méthode est tout indiquée si votre liste est courte.

Activez les cases à cocher situées en regard des destinataires à inclure, et
désactivez celles correspondant aux destinataires que vous souhaitez exclure.
Conseil

Si vous voulez inclure la plupart des éléments de la liste, la solution la plus
simple consiste à cliquer d'abord sur Sélectionner tout et à effacer les
enregistrements un à un. De la même manière, si vous voulez inclure seulement
quelques enregistrements de la liste, cliquez sur Effacer tout, puis
sélectionnez les enregistrements souhaités.

Trier les éléments de la liste

Cette opération s'avère utile si vous souhaitez afficher les éléments dans
l'ordre alphabétique ou numérique.

Cliquez sur l'en-tête de colonne de l'élément devant servir de clé de tri. Par
exemple, si vous voulez afficher la liste par ordre alphabétique des noms de
famille, cliquez sur l'en-tête de colonne Nom.
Filtrer les éléments de la liste

Cette opération est utile si la liste contient des enregistrements que vous
souhaitez exclure de la fusion. Une fois la liste filtrée, vous pouvez inclure
et exclure des enregistrements au moyen des cases à cocher, comme indiqué dans
la section précédente.

Cliquez sur la flèche adjacente à l'en-tête de colonne de l'élément devant
servir de clé de filtrage.
Cliquez sur l'une des options suivantes :
(Vides) affiche les enregistrements dont le champ correspondant est vide ;
(Non vides) affiche les enregistrements dont le champ correspondant contient des
informations ;
Si votre source de données contient des enregistrements qui partagent les mêmes
informations, et qu'il existe dix valeurs uniques ou moins, vous pouvez filtrer
en fonction d'informations spécifiques. Par exemple, si plusieurs adresses ont
pour pays ou région l'Australie, vous pouvez filtrer à partir du mot Australie.
La boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires n'affiche que les
enregistrements indiqués. Pour afficher à nouveau tous les enregistrements,
cliquez sur (Tous).

Cliquez sur OK pour retourner dans le Volet Office Fusion et publipostage.
Microsoft Word utilisera les destinataires désignés pour la fusion.
Conseils

Pour procéder à un tri et à un filtrage évolués, cliquez sur la flèche adjacente
à un nom de colonne, puis cliquez sur (Avancées...). Utilisez les onglets
Filtrer les enregistrements et Trier les enregistrements pour définir la requête
de tri ou de filtrage souhaitée.
Si vous avez installé un logiciel de validation d'adresses, vous pouvez cliquer
dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires sur Valider
pour valider les adresses de vos destinataires.
Cliquez sur Suivante : Disposition de vos étiquettes.
Organiser le contenu des étiquettes

Insérez les champs de fusion (champ de fusion : espace réservé que vous insérez
dans le document principal. Par exemple, insérez le champ de fusion « Ville »
pour que Word insère un nom de ville, par exemple « Paris », qui est stocké dans
le champ de données Ville.) à l'emplacement où vous souhaitez fusionner les
noms, les adresses et les autres informations telles que le code-barres du code
postal.
Procédure

Dans le document principal, cliquez à l'endroit où vous voulez insérer le champ
(champ : ensemble de codes qui indiquent à Microsoft Word d' insérer du texte,
des graphismes, des numéros de page et d' autres éléments dans un document
automatiquement. Par exemple, le champ DATE insère la date en cours.).
Insérez n'importe lequel des éléments suivants :
Bloc d'adresse avec nom, adresse et autres informations

Cliquez sur Bloc d'adresse.
Dans la boîte de dialogue Insertion du bloc d'adresse, sélectionnez les éléments
d'adresse à inclure ainsi que les formats souhaités, puis cliquez sur OK.
Si la boîte de dialogue Correspondance des champs s'affiche, il se peut que
Microsoft Word n'ait pas pu trouver certaines des informations nécessaires au
bloc d'adresse. Cliquez sur la flèche en regard de (non disponible), puis
sélectionnez le champ de votre source de données (source de données : fichier
qui contient les informations à fusionner dans un document. Par exemple, la
liste des noms et adresses que vous voulez utiliser dans un publipostage. Pour
être en mesure d' utiliser les informations contenues dans une source de
données, vous devez au préalable vous connecter à celle-ci.) correspondant au
champ requis pour la fusion.
Ligne de salutations

Cliquez sur Ligne de salutation.
Sélectionnez le format de ligne de salutations, à savoir la salutation, le
format de nom et la ponctuation qui suit.
Sélectionnez le texte à afficher dans le cas où Microsoft Word ne parviendrait
pas à interpréter le nom du destinataire. Cela peut se produire lorsque, par
exemple, un destinataire répertorié dans la source de données (source de données
: fichier qui contient les informations à fusionner dans un document. Par
exemple, la liste des noms et adresses que vous voulez utiliser dans un
publipostage. Pour être en mesure d' utiliser les informations contenues dans
une source de données, vous devez au préalable vous connecter à celle-ci.) ne
comporte pas de prénom ou de nom de famille, mais seulement un nom de société.
Cliquez sur OK.
Si la boîte de dialogue Correspondance des champs s'affiche, il se peut que Word
n'ait pas pu trouver certaines des informations nécessaires à la ligne de
salutations. Cliquez sur la flèche en regard de (non disponible), puis
sélectionnez le champ de votre source de données correspondant au champ requis
pour la fusion.
Autres champs d'informations

Cliquez sur Autres éléments.
Effectuez l'une des opérations suivantes :
Pour sélectionner des champs d'adresse qui correspondent automatiquement aux
champs de votre source de données (source de données : fichier qui contient les
informations à fusionner dans un document. Par exemple, la liste des noms et
adresses que vous voulez utiliser dans un publipostage. Pour être en mesure d'
utiliser les informations contenues dans une source de données, vous devez au
préalable vous connecter à celle-ci.), même si les champs de la source de
données ne possèdent pas le même nom que vos champs, cliquez sur Champs d'adresse.
Pour sélectionner des champs dont les données sont toujours directement
extraites d'une colonne de base de données, cliquez sur Champs de base de données.
Dans la zone Champs, cliquez sur le champ souhaité.
Cliquez sur Insérer, puis sur Fermer.
Si la boîte de dialogue Correspondance des champs s'affiche, il se peut que
Microsoft Word n'ait pas pu trouver certaines des informations dont il a besoin
pour insérer le champ. Cliquez sur la flèche en regard de (non disponible), puis
sélectionnez le champ de votre source de données correspondant au champ requis
pour la fusion.
Remarque Si, après avoir inséré un champ de la liste Champs de base de données,
vous passez à une source de données qui ne possède pas de colonne du même nom,
Word ne peut pas insérer les informations de ce champ dans le document fusionné.

Affranchissement électronique

Pour ajouter un affranchissement électronique, vous devez d'abord installer un
programme d'affranchissement électronique, tel que ceux vendus sur le World Wide
Web (World Wide Web (WWW) : section multimédia du réseau Internet qui, outre du
texte, présente aussi des graphismes, du son et des vidéos. Sur le Web, les
utilisateurs peuvent facilement passer d' un élément à un autre, d' une page à
une autre ou d' un site à un autre à l' aide des liens hypertexte.).

Cliquez sur Affranchissement électronique.
Si vous n'avez pas installé de programme d'affranchissement électronique,
Microsoft Word vous invite à en installer un et vous propose de vous connecter
au site Microsoft Office Online. Vous y trouverez des informations
complémentaires ainsi que des liens vers d'autres sites proposant
l'affranchissement électronique.

Insérez l'affranchissement en vous conformant aux instructions fournies par le
programme.
Code-barres du code postal

Vous devez sélectionner un type d'étiquette ou d'enveloppe qui prend en charge
le code-barres POSTNET.

Cliquez sur Code-barres du code postal.
Dans la boîte de dialogue Insérer les code-barres du code postal, sélectionnez
les champs d'adresse appropriés.
Remarque L'option Code-barres du code postal ne s'affiche que si vous utilisez
la version américaine de Microsoft Word.

Répétez les étapes 1 et 2 pour tous les champs que vous voulez insérer.
Remarques

Vous ne pouvez pas entrer les caractères de champ de fusion (« ») manuellement
ou utiliser la commande Symbole du menu Insertion. Vous devez utiliser le Volet
Office Fusion et publipostage.

Si les champs de fusion s'affichent à l'intérieur d'accolades, par exemple {
MERGEFIELD Ville }, Microsoft Word affiche les codes de champ (code de champ :
espace réservé qui indique où les informations spécifiées de votre source de
données apparaîtront ; éléments d' un champ qui produisent le résultat d' un
champ. Le code de champ comprend les caractères et le type du champ, et des
instructions.) au lieu des valeurs de champ (valeurs de champ : texte ou
graphismes insérés dans un document lorsque Microsoft Word exécute les
instructions d' un champ. Lorsque vous imprimez le document ou que vous masquez
les codes de champ, les valeurs de champ remplacent les codes de champ.). Cela
n'affecte en rien la fusion, mais si vous préférez afficher les valeurs, cliquez
avec le bouton droit sur le code de champ, puis dans le menu contextuel, cliquez
sur Basculer les codes de champ.

Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la mise en forme des données fusionnées.
Procédure

Pour mettre en forme des données fusionnées, vous devez mettre en forme les
champs de fusion dans le document principal. Ne mettez pas en forme les données
dans la source de données (source de données : fichier qui contient les
informations à fusionner dans un document. Par exemple, la liste des noms et
adresses que vous voulez utiliser dans un publipostage. Pour être en mesure d'
utiliser les informations contenues dans une source de données, vous devez au
préalable vous connecter à celle-ci.), car cette mise en forme n'est pas
conservée lorsque vous fusionnez les données dans le document.

Dans le document principal, sélectionnez le champ contenant les informations que
vous souhaitez mettre en forme, y compris les caractères de champ de fusion qui
l'entourent («« »»).
Dans le menu Format, cliquez sur Police, puis sélectionnez les options souhaitées.
Mise en forme à l'aide de codes de champ

Pour contrôler les autres aspects de la mise en forme, appuyez sur ALT+F9 pour
afficher les codes de champ (code de champ : espace réservé qui indique où les
informations spécifiées de votre source de données apparaîtront ; éléments d' un
champ qui produisent le résultat d' un champ. Le code de champ comprend les
caractères et le type du champ, et des instructions.) et ajouter des
commutateurs (commutateur : dans le cadre de l' utilisation de champs,
instruction spéciale qui entraîne une action spécifique. Généralement, un
commutateur est ajouté à un champ pour modifier un résultat.) aux champs de fusion.

Par exemple :

Pour afficher le numéro « 34987,89 » sous la forme « 34 987,89 € », ajoutez un
commutateur d'image numérique (# €#,###.00).
Pour imprimer les noms de client en lettres majuscules, ajoutez le commutateur
de mise en majuscules (* Upper).
Pour vous assurer que les informations fusionnées utilisent la police et la
taille de police appliquées au champ de fusion, ajoutez le commutateur *
MERGEFORMAT.
Pour appliquer la mise en forme et la mise en page de la première étiquette aux
autres étiquettes de la page, cliquez sur Mise à jour de toutes les étiquettes.

Après avoir terminé le document principal et inséré tous les champs de fusion,
dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous. Attribuez un nom au
document, puis cliquez sur Enregistrer.
Cliquez sur Suivante : Aperçu de vos étiquettes.
Afficher un aperçu des étiquettes et rectifier la liste des destinataires

Affichez un aperçu des éléments en effectuant l'une des actions suivantes :
Pour afficher les éléments dans l'ordre, cliquez sur les boutons fléchés .
Pour rechercher et afficher l'aperçu d'un élément déterminé, cliquez sur
Rechercher un destinataire, puis tapez les critères de recherche dans la boîte
de dialogue Rechercher une entrée.
Si vous souhaitez rectifier la liste des destinataires (par exemple, exclure un
destinataire), cliquez sur Modifier la liste de destinataires, puis apportez vos
modifications dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires.
Cliquez sur Suivante : Fin de la fusion.
Terminer la fusion

Effectuez l'une des opérations suivantes :

Personnaliser des étiquettes individuelles

Pour personnaliser des éléments individuels, vous devez d'abord opérer la
fusion, puis modifier les informations souhaitées dans le document fusionné.

Cliquez sur Modifier les étiquettes individuelles.

Dans la boîte de dialogue Fusionner avec un nouveau document, sélectionnez les
enregistrements que vous voulez inclure.

Cliquez sur OK.

Microsoft Word crée et ouvre un nouveau document fusionné. Votre document
principal reste également ouvert, et vous pouvez y retourner si vous souhaitez
apporter une modification à l'ensemble des éléments.

Faites défiler l'écran jusqu'aux informations à modifier, puis apportez vos
modifications.

Imprimez ou enregistrez le document comme n'importe quel document ordinaire.

Imprimer la feuille d'étiquettes

Effectuez l'une des opérations suivantes :

Si vous avez personnalisé les éléments et que le document fusionné est actif

Dans le menu Fichier, cliquez sur Imprimer.
Sélectionnez les options souhaitées.
Si vous voulez imprimer directement depuis le Volet Office Fusion et publipostage

À l'étape 6 du Volet Office Fusion et publipostage (Fin de la fusion), cliquez
sur Imprimer.
Dans la boîte de dialogue Fusionner vers l'imprimante, effectuez l'une des
opérations suivantes, puis cliquez sur OK.
pour imprimer tous les documents, cliquez sur Tous ;
pour imprimer le document affiché dans la fenêtre de document, cliquez sur
Enregistrement en cours ;
pour imprimer une plage de documents, cliquez sur De, puis tapez les numéros
d'enregistrement dans les zones De et À.
Dans la boîte de dialogue Imprimer, sélectionnez les options souhaitées.
Enregistrer la feuille d'étiquettes pour une utilisation ultérieure

Si vous souhaitez modifier des étiquettes fusionnées ou les enregistrer pour une
utilisation ultérieure, vous pouvez les regrouper dans un seul document.

Cliquez sur Modifier les étiquettes individuelles.
Dans la boîte de dialogue Fusionner avec un nouveau document, effectuez l'une
des opérations suivantes, puis cliquez sur OK.
pour fusionner tous les documents, cliquez sur Tous ;
pour fusionner uniquement le document affiché dans la fenêtre de document,
cliquez sur Enregistrement en cours ;
pour fusionner une plage de documents, cliquez sur De, puis tapez les numéros
d'enregistrement dans les zones De et À.
Microsoft Word ouvre un nouveau document unique contenant toutes les étiquettes
individuelles. Vous pouvez alors enregistrer le document pour une utilisation
ultérieure, comme n'importe quel document ordinaire.

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