Question de fond : fichiers 8000 contacts de pls sources de données : Excel, Access, autre mailing... ?

Le
gorwel2
Bonjour,

Je reviens vers vos hautes compétences pour une question professionnelle =
qui me taraude : quels outils utiliser pour réaliser un fichier de contac=
ts en vue d'un e-mailing mensuel (infos clients, nouveaux produits, voeux,.=
..).

Pour cela, je dispose de plusieurs sources de données fixes ou évolutiv=
es : extractions excel de notre logiciel de gestion EBP (environ 2000 conta=
cts), fichiers clients Excel de nos commerciaux (environ 5000) et divers au=
tres "petits" fichiers Excel (contacts Outlook, fichiers spécifiques cibl=
és, etc). Tous bien sûr différemment formatés

Jusqu'à présent, je jongle avec Excel (2003 !) pour agréger/formater =
ces différents fichiers avec la sortie chaque mois d'une liste de 2000 co=
ntacts. Liste que j'importe dans ma solution d'envoi d'e-mails (Mailchimp e=
n formule gratuite jusqu'à 2000 contacts/mois)

Or, ce patient travail de filtrage et de mise à jour (principalement pour=
supprimer les doublons, les désinscrits et les boîtes e-mails mortes d=
es précédents envois,) devient péniblement long et fastidieux.
J'ai testé un peu Access mais mes connaissances modérées me pénalis=
ent (satanées clés primaires). Je commence aussi à regarder des so=
lutions plus évoluées, voire payantes, mais je ne maîtrise pas encore=
assez le sujet

Aussi, je me dis que certains parmi vous sont peut-être familiers de ces =
problèmes et auront peut-être des conseils avisés, comme toujours dan=
s ce forum.

Cdlt, Go2 (désolé de la longueur du post).
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MichD
Le #26389732
Bonjour,

Et quel est ton problème? Ce à quoi servent tes contacts, tes
publipostages, ne nous regarde pas. Tu veux enlever les doublons dans
une petite base de données d'Excel version 2003? Décris-nous à quoi
ressemble cette base de données...

MichD
gorwel2gmail.com
Le #26390318
Le mardi 16 février 2016 16:46:27 UTC+1, MichD a écrit :
Bonjour,

Et quel est ton problème? Ce à quoi servent tes contacts, tes
publipostages, ne nous regarde pas. Tu veux enlever les doublons dans
une petite base de données d'Excel version 2003? Décris-nous à quoi
ressemble cette base de données...

MichD



Euuh ! Quel est mon problème ? Ben, en fait, il suffit de lire mon préc édent post ! Il est certes long mais à la relecture, assez explicite, n on ?
Je pense néanmoins que ta réaction révèle bien le fond du problèm e : la question n'est pas tellement technique : grâce à vos conseils, j e sais maintenant filtrer/enlever des doublons dans Excel.
La description du format de mes base de données n'apportera pas grand-cho se non plus, il me semble (c'est toujours des colonnes avec noms, prénoms , e-mails, tél, etc.)
La difficulté, c'est plus (+) la mise à jour, car les sources de donn ées sont "mouvantes" et chaque newsletter doit impérativement tenir com pte des modifications précédentes (ex : désinscrits).

Peut-être finalement ce post ne concerne-t-il pas le forum Excel mais plu s le publipostage, si ça existe. La question serait plutôt : à partir de combien de contacts -et combien de pénibilité à traiter leur mise à jour- on quitte Excel pour des outils plus spécialisés (Access, lo giciel de-mailing type Sarbacane, autres ?,...)

Cdlt, Go2.
MichD
Le #26390320
il suffit de lire mon précédent post



Tu es un petit comique qui risque de chercher une réponse longtemps!

Bonne chance,

;-))

MichD
Jacquouille
Le #26390329
Bonjour

Sans rien enlever à la réponde de Denis, je me permets de livrer ici mon
ressenti.

Les outils de la suite (Excel, Word, Acces) ont été créés et sont toujours
développés pour travailler l'un à côté de l'autre, tout en ayant la
particularité de pouvoir faire un peu de ce que les deux autres font.
Ainsi, pour faire bref, on écrit une lettre avec Word ... mais il y a des
fonctions "texte" très puissantes dans Excel. Il y a donc moyen d'écrire une
belle lettre à son chef avec Excel.... mais Word est plus pratique.
Il en va de même avec la gestion d'un fichier d'adresses.
Excel peut le faire et le fait très bien.... jusqu'à 65.000 lignes pour la
version 2003.
Donc, si tu veux du plus rapide et du plus performant, il faudrait
actualiser, voire moderniser ta version Excel. 2007 ou 2010 gèreront très
certainement mieux une très longue base de données.

Acces est donné comme étant "le" gestionnaire de base de données du style
fichier du personnel. Il permettrait de faire des requêtes plus rapides
qu'Excel.... mais je demande à voir.
Te dire si à 2534 membres, il faut quitter ton XL 2003 pour aller vers
Acces, je ne saurais le dire. Mais, les 65.000 lignes de notre version 2003
permettent déjà beaucoup de membres.
Et, qu'est-ce que trois minutes dans la vie ?

Je crois que le mieux, ce serait de regarder du côté de ton logiciel de
publication. Mais, un mailing liste est assez facilement gérable (dit-on).

Bonne chance et bonne fin de WE.

Jacques
" Le vin est au repas ce que le parfum est à la femme."
.
"gorwel2gmail.com" a écrit dans le message de groupe de discussion :


Le mardi 16 février 2016 16:46:27 UTC+1, MichD a écrit :
Bonjour,

Et quel est ton problème? Ce à quoi servent tes contacts, tes
publipostages, ne nous regarde pas. Tu veux enlever les doublons dans
une petite base de données d'Excel version 2003? Décris-nous à quoi
ressemble cette base de données...

MichD



Euuh ! Quel est mon problème ? Ben, en fait, il suffit de lire mon précédent
post ! Il est certes long mais à la relecture, assez explicite, non ?
Je pense néanmoins que ta réaction révèle bien le fond du problème : la
question n'est pas tellement technique : grâce à vos conseils, je sais
maintenant filtrer/enlever des doublons dans Excel.
La description du format de mes base de données n'apportera pas grand-chose
non plus, il me semble (c'est toujours des colonnes avec noms, prénoms,
e-mails, tél, etc.)
La difficulté, c'est plus (+) la mise à jour, car les sources de données
sont "mouvantes" et chaque newsletter doit impérativement tenir compte des
modifications précédentes (ex : désinscrits).

Peut-être finalement ce post ne concerne-t-il pas le forum Excel mais plus
le publipostage, si ça existe. La question serait plutôt : à partir de
combien de contacts -et combien de pénibilité à traiter leur mise à jour- on
quitte Excel pour des outils plus spécialisés (Access, logiciel de-mailing
type Sarbacane, autres ?,...)

Cdlt, Go2.


---
L'absence de virus dans ce courrier électronique a été vérifiée par le logiciel antivirus Avast.
http://www.avast.com
gorwel2
Le #26390335
Le dimanche 21 février 2016 14:07:03 UTC+1, Jacquouille a écrit :
Bonjour
...Donc, si tu veux du plus rapide et du plus performant, il faudrait
actualiser, voire moderniser ta version Excel. 2007 ou 2010 gèreront t rès
certainement mieux une très longue base de données...
Acces est donné comme étant "le" gestionnaire de base de données du style
fichier du personnel. Il permettrait de faire des requêtes plus rapide s
qu'Excel.... mais je demande à voir...
Et, qu'est-ce que trois minutes dans la vie ?...
Je crois que le mieux, ce serait de regarder du côté de ton logiciel de
publication. Mais, un mailing liste est assez facilement gérable (dit- on)...
Jacques



Merci de ce point de vue, Jacques. (J'espère ne pas avoir froissé Denis , ma réponse n'était pas provocante, du moins je l'espère ?...)

En effet, j'ai prévu de passer à la version 2010 d'Excel, car c'est vra i que j'en ai marre d'attendre les "recalculs" à chaque modifs (c'est 3 m inutes multipliées par une vingtaine de mises à jour... ça devient p énible).

Pour ce qui est de la mailing-list "assez facilement gérable", il y a d ébat. Perso, j'utilise pour l'instant une version gratuite du logiciel de mass-mailing ("Mailchimp") qui limite à 2000 les contacts mensuels parmi les 8000 dont je dispose. C'est vrai que pour une utilisation professionne lle, il faudrait que je saute le pas du payant -et là, effectivement, j'a urai beaucoup moins de problèmes de gestion- MAIS mon responsable n'est p as encore tout à fait convaincu de cette stratégie par mail...
Je tente alors de le convaincre avec ces essais qui ne lui coûte rien et je m'attache du coup à redoubler d'efforts pour une parfaite gestion sous Excel. Et là, c'est moins "facilement gérable"...

Cdlt, Go2.
Patrick
Le #26390866
Bonjour,

si tu as des recalculs, à quoi est ce dû ?
tu as des sommeprod ou d'autres matricielles ?

Généralement, une aide est plus facile avec une partie anonymisée
du fichier :)

P.


En effet, j'ai prévu de passer à la version 2010 d'Excel, car c'est vrai que j'en ai marre d'attendre



les "recalculs" à chaque modifs (c'est 3 minutes multipliées par une
vingtaine de mises à jour... ça devient pénible).


Cdlt, Go2.

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