Les conseils d’administration des entreprises du CAC40 se transforment : diversité des profils, présence de femmes et incitation au non cumul des mandats redessinent les traits de ces réunions. Si des efforts restent à faire, seuls les profils « technologie et digital » restent encore les grands absents puisqu’ils ne représentent que 1,3% des compétences d’après une étude réalisée par l’Institut français des administrateurs avec le cabinet Ethics&boards. Pourtant, la mise en place d’un conseil d’administration dématérialisé attire de plus en plus. Une infographie réalisée par DiliTrust, un éditeur de logiciels de gouvernance, portant sur les conseils d’administration digitalisés montre que 25 % des organisations ont d’ores et déjà recours à la dématérialisation tout autour de la planète ; d'ici 2021, cette part va doubler, puisque 50 % d'entre elles opteront pour des conseils digitalisés.
Élimination des tâches à faible valeur ajoutée
Objectif principal pour ces entreprises : s’affranchir des contraintes liées à l’organisation de conseils d’administration. Parmi elles, le temps. Celui du déroulé de la réunion, mais également – et surtout ? – celui de l'avant et de l'après. « La personne en charge de la préparation des réunions – qui est souvent le secrétaire général et/ou le directeur financier ou juridique – préparait des documents et les faisait remettre en mains propres aux administrateurs », explique le PDG de DiliTrust, Yves Garagnon. Ces nombreuses heures passées à préparer un conseil d'administration sont autant de tours de cadran de productivité en moins. Et on estime à 16 heures le temps nécessaire pour préparer une réunion de conseil d’administration – rassemblement et mise en ordre des documents associés à la réunion ; impression, reliure et envoi de ces documents aux administrateurs. Grâce au conseil digitalisé, il n'en aurait besoin que de quatre fois moins : seulement 4 heures, en moyenne, sont nécessaires.
Comme tout gain de temps, celui-ci peut se chiffrer. A raison d'un conseil d'administration par mois et d'une rémunération fixée à 32 euros par heure pour son secrétaire, une entreprise économiserait en moyenne 4 640 euros par an si elle avait recours au digital. Sans parler des gains de productivité. En cédant le soin de préparer le conseil d'administration à un logiciel pensé pour cela – mais également pour la tenue de la réunion elle-même et, au-delà, pour permettre aux administrateurs d'avoir accès aux documents quand ils le souhaitent tout en ayant la possibilité de l’annoter–, un(e) secrétaire pourra se voir réaffecter à d'autres missions dans l'entreprise.
Conseil dématérialisé pour zéro papier
Autre contrainte bien connue de ces grands raouts : les quantités souvent très importantes de papier utilisées. En partant du principe qu'un conseil compte 20 membres qui se retrouvent une fois par mois autour d'un document de 300 pages, le bilan est effectivement lourd. Ce sont plus de 70 000 feuilles qui sont nécessaires, chaque année, à l'entreprise, pour organiser ses conseils d'administration. A contrario, digital rime avec économies faciles. En matière environnementale notamment, puisque 10 arbres seraient alors épargnés et l'envoi des documents en dématérialisé réduirait leur impact carbone.
Quant à l'entreprise, l'organisation de conseils dématérialisés peut lui faire économiser environ 10 000 euros par an, entre le coût du papier et celui de l'envoi postal ou par coursier. « L'élimination des frais de messagers, de déplacement des membres et du temps de préparation permettent une réduction de coûts et des efforts de gestion » indiquait effectivement le directeur général de DiliTrust dans l'Opinion en mai dernier. Ce dernier, en plus de voir dans le tout-numérique une source de gains économiques, estime qu'il s'agit d'un moyen pour renforcer la sécurisation des données sensibles.
Protection des données
Et ce n'est pas le moindre des intérêts. Combien de documents se sont retrouvés entre les mains de journalistes ou de toute autre personne susceptible d'attenter à la vie privée d'une entreprise ? Le Conseil d’administration dématérialisé permet de rassembler en un seul lieu des informations sensibles et de renforcer la traçabilité. Les risques de fuite de tout ou partie de documents liés au conseil d’administration est ainsi diminué.
Mais la numérisation des documents peut être également source de nouveaux défis, comme celui de la cybersécurité. Car la cybercriminalité fait des ravages et s'intensifie même d'année en année. En France, le coût moyen d'une cyberattaque, pour une entreprise, a été évalué à 6,3 millions d'euros en 2017. Mais d'après une étude du Ponemon Institute, cabinet d'audit spécialisé dans la protection des données, l'utilisation d'outils digitaux aide à minimiser les pertes. Reste aux conseils d'administration à accepter de franchir le pas et se convertir au numérique. « Un changement par le haut » conclut Yves Garagnon.
