E-mails : les entreprises invitées à éduquer leurs salariés

Le par  |  0 commentaire(s) Source : AFP
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Une étude réalisée par l'Orse a constaté une mauvaise utilisation de la messagerie électronique dans le milieu professionnel et invite les entreprises à éduquer leurs salariés à ce sujet en ayant recours à des chartes.

EmailTrès simple à utiliser, rapide en termes de transmission ( il ne faut bien souvent que quelques secondes pour qu’un message arrive à destination ) et assez peu coûteuse, la messagerie électronique est devenue l’un des moyens de communication privilégiés dans le milieu professionnel.

Mais comme le souligne l’Observatoire sur la responsabilité sociétale des entreprises, celle-ci est aussi un vecteur de stress pour les individus, avec l’impression d’être sans cesse sollicités et d’y consacrer un temps très important.

Voilà pourquoi Géraldine de la Rupelle, chercheuse à l’Orse, propose la mise en place de chartes en interne, afin de perdre les mauvaises habitudes et d’adopter les bonnes. Des chartes qui pourront s’appuyer sur un guide qu’elle a présenté mardi et qui rappelle quelques choses évidentes côté expéditeurs et côté destinataires.

SpamCôté expéditeurs, elle suggère ainsi : de s’interroger sur la pertinence de l’e-mail par rapport à d’autres moyens de communication ( pourquoi pas de vive voix, s’il n’y a pas urgence ) ; d’indiquer le sujet du message dans l’objet et de se cantonner à ce sujet-là ( on aime bien comprendre assez rapidement l’objet d’un message ) ; de rester aussi professionnel possible ( pour éviter de dévier et de gaspiller du temps ) ; de ne pas abuser des pièces jointes ( si l’ordinateur et la connexion sont lents de l'autre côté, leur téléchargement peut être une perte de temps ) ; ou encore de choisir le meilleur moment pour envoyer le courriel ( pas très agréable l’e-mail à traiter d’urgence qui arrive juste avant de quitter le boulot ou l’e-mail de réprimandes qui se pointe au retour de vacances ).

Côté destinataires, elle invite à : désactiver les alertes visuelles ou sonores ( ce qui évite le côté intrusif ) ; choisir une plage horaire spécifique pour la consultation ( pas besoin de consulter 20-30 fois la boîte e-mail dans la journée ) ; ne pas répondre à tous systématiquement ( ça fait gagner du temps et ça évite de remplir davantage la boîte e-mail d'autres personnes ) ; ou encore d’être conscient qu’une réponse par e-mail engage presque tout autant qu’une réponse de vive voix ou sur papier ( il y a votre nom et ça laisse une trace ).

Et dans votre entreprise, comment ça se passe ? Appliquez-vous à la lettre ces règles si évidentes ?

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