USA : les entreprises contraintes de garder les e-mails

Ces nouvelles réglementations, approuvées par la Cour Suprême en avril, imposent aux sociétés et autres entités engagées dans un litige fédéral de produire " des informations stockées électroniquement " en tant qu'élément d'une enquête lors d'un procès.

Ces changements rendent donc de plus en plus indispensables pour les compagnies de savoir par qui et par quel moyen certains documents électroniques ont été obtenus par les employés. Conséquence directe de ces nouvelles règles, un technicien qui écrasera des copies de sauvegarde régulièrement sur le même ordinateur pourrait être accusé d'avoir détruit des preuves, a expliqué Alvin F.Lindsay, partenaire de Hogan & Hartson LLP et expert ès technologie et litige juridique, selon nos confrères d'Associated Press.

James Wright, directeur de la division chargée de la recherche dans les documents électroniques chez Halliburton Co., a indiqué que de grandes entreprises sont plutôt enclines à faire face à des coûts élevés pour organiser leurs données afin de se plier à ces nouvelles recommandations. En sus de l'e-mail, les firmes devront être au fait de choses plus difficiles à tracer, comme les photos du lieu de travail prises par les téléphones mobiles des employés ainsi que des informations présentes sur les cartes mémoire effaçables, a t-il ajouté.

De plus en plus, les tribunaux des Etats-Unis ont demandé la production de documents électroniques probants ces derniers mois pour trancher sur certaines affaires, mais ces nouvelles règles vont plus loin en inscrivant directement dans la loi cette recommandation et en la transformant en obligation. Les règles imposent par ailleurs aux avocats de fournir des informations sur la manière dont leurs clients stockent les données électroniques et de quelle manière elles sont accessibles beaucoup plus tôt dans une affaire.

Elles fournissent également une meilleure définition de la manière dont les preuves électroniques doivent être apportées lors d'un litige juridique au niveau fédéral, incluant des lignes directrices sur la façon dont les entreprises peuvent obtenir des exceptions à la fourniture de ces données qui ne sont pas " raisonnablement accessibles " a par ailleurs précisé Martha Dawson, partenaire du groupe juridique Preston Gates & Ellis LLP de Seattle spécialisée dans l'étude de preuves électroniques. Ceci pourrait en effet avoir pour effet de réduire la charge de travail des entreprises qui analysent et tracent des documents électroniques effacés, altérés ou difficilement déchiffrables.