Trouver la bonne personne pour le bon poste est le rêve de toute entreprise et les services de ressources humaines sont là pour s'assurer que l'organigramme est pertinent.
Pour les aider dans leur tâche, les SIRH ou Systèmes d'information des Ressources Humaines peuvent préparer ou même automatiser un certain nombre de fonctions des RH, qu'il s'agisse de gestion de paie, de planning des salariés ou de recrutement de nouveaux collaborateurs.
Il existe différents logiciels RH sur le marché, plus ou moins complets ou dont les fonctionnalités dépendent des attentes des entreprises. Le logiciel RH Kelio offre par exemple l'avantage de proposer une vraie centralisation de la gestion RH épaulée par un support allant du déploiement à la mise en service et le suivi, le tout avec un choix de matériels soigneusement sélectionnés (accès, authentification).
L'intérêt principal de ces logiciels est d'automatiser des tâches répétitives chronophages pour dégager du temps pour des activités à plus grande valeur ajoutée.
Gagner du temps, se concentrer sur les tâches RH essentielles
Editer les fiches de paie, organiser les plannings ou vérifier les temps de travail (congés, heures supplémentaires, temps partiel, télétravail...) peut vite devenir compliqué sans le soutien d'outils dédiés. Les SIRH peuvent aussi avoir un intérêt dans certains scénarios en laissant le salarié accéder à certains modules pour y entrer certaines informations lui-même ou lancer des démarches.
L'outil RH peut également être utile lorsque les masses d'information à traiter sont importantes comme des dossiers de candidature. Recruter de nouveaux collaborateurs nécessite d'éplucher les dossiers, de choisir les profils en fonction d'un certain nombre de critères, d'organiser les entretiens, de valider un certain nombre de données et de rédiger les documents officiels.
Tout ceci peut être grandement simplifié via des logiciels RH qui pourront également faire appel à l'intelligence artificielle pour affiner les requêtes et répérer des candidats via de l'analyse prédictive.
Les logiciels SIRH peuvent également produire des synthèses et tableaux de bord à partir des données entrées, fournissant des indicateurs pour la gestion de la politique RH de l'entreprise et pour les besoins d'autres services de l'entreprise.
Déployer un SIRH, une étape à ne pas prendre à la légère
Mais choisir un logiciel SIRH ne se fait pas non plus à la légère sous peine de se retrouver avec des systèmes sous ou surdimensionnés pouvant générer de la frustration ou une complexité dans l'utilisation, ainsi qu'un surcoût inutile.
Il convient donc de bien cerner les attentes en fonction du nombre de collaborateurs, du type d'organisation (entreprise privée, organisme public, association...) et des attentes.
Évidemment, plus l'entreprise sera de grande taille et plus les besoins, tant en capacités qu'en modules, seront importants, avec la prise en compte d'obligations légales de déclarations diverses.
Anticiper et bien cerner les besoins
Mettre en place un SIRH demandera donc un travail d'approche en amont pour identifier les besoins et les procédures qui définiront le choix des fonctionnalités du logiciel.
Une fois les prestataires potentiels identifiés, il faudra encore vérifier qu'ils assurent un suivi de l'outil et des mises à jour en fonction des améliorations technologiques et des évolutions réglementaires. Le stockage des données (sur quels serveurs, avec quelle sécurisation ?) pourra aussi être important, tout comme un service client efficace et facilement joignable en cas de problème.
En fonction de ces éléments, la mise en place d'un SIRH peut prendre un certain temps, selon la complexité et le périmètre des fonctionnalités. Cela dépendra bien sûr de la taille et des ambitions de l'entreprise, de quelques jours à six mois ou plus.
