Dématérialisation des documents RH, une aubaine pour les salariés ou pour les employeurs ?

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Depuis le 1er janvier 2017 et l’entrée en vigueur de la loi Travail, les employeurs peuvent proposer à leurs salariés la dématérialisation générale de leurs bulletins de paie, sans accord préalable.

Tribune d'expert, par Aurélien Simon, Chef de produit Neobox RH, Neopost France.

Sauf opposition du salarié (opt-out), l’employeur peut remettre les bulletins sous forme électronique, dans des conditions garantissant l'intégrité, la disponibilité pendant 50 ans (ou jusqu’aux 70 ans du salarié), la confidentialité des données et l’accessibilité depuis le Compte Personnel d’Activité (décret du 16/12/2016). Dans ce contexte simplifiant la dématérialisation des bulletins de paie, les entreprises doivent faire face à un véritable tournant qui se traduit par une accélération du marché de la digitalisation RH. Mais quid des avantages pour les salariés et les employeurs ?

Une réponse aux enjeux de l’optimisation de la gestion RH

Pour l’employeur, la mise en place d’un projet de dématérialisation RH représente une excellente occasion de s’interroger sur sa gestion actuelle du bulletin de paie et sur l’ensemble de son processus métier. Il s’agit en effet d’envisager ce projet d’un point de vue global autour de la dématérialisation du bulletin de paie, mais aussi d'y intégrer tous les documents RH au sens large : notes internes, relevés d’heures, bulletins d’intéressement, signature électronique des contrats de travail etc., le tout via une solution modulable et évolutive. L’enjeu consiste à simplifier le quotidien du service RH en optimisant les processus jusqu’à la digitalisation complète du dossier salarié. De cette manière, le service RH accède et gère à tout moment l’ensemble des documents de chaque collaborateur, depuis son recrutement jusqu’à son départ de l’entreprise.

Dans ce cadre, disposer d’une solution unique permettant de diffuser simultanément les documents au format dématérialisé ou d’externaliser leur envoi par courrier est un réel atout pour saisir toutes les opportunités offertes par la dématérialisation de documents RH.

Au-delà du gain de temps qui permet aux RH de se concentrer sur leurs missions stratégiques, la dématérialisation des bulletins de paie et des documents RH se traduit par des économies significatives et à long terme sur les coûts d’envoi, d’affranchissement et d’archivage, tout en participant à une démarche de développement durable. De plus, proposer aux salariés des services innovants à forte valeur ajoutée tels que des coffres forts électroniques participe fortement à la valorisation de la marque employeur.

Au moment de choisir une solution de dématérialisation RH, il est primordial de veiller à un certain nombre de critères tels que la garantie d’intégrité des bulletins de paie électroniques, les modalités d’archivage et la compatibilité avec le CPA, la sécurité des données, la possibilité d’envoyer les bulletins de paie et autres documents RH au format électronique ou bien au format papier en cas de refus du salarié de les recevoir dans un coffre-fort électronique, etc.

Néanmoins, sélectionner la solution de coffre-fort salarié associée au logiciel de paie de l’entreprise comporte des avantages mais aussi des limites. En effet, en cas d’insatisfaction du prestataire de paie ou de migration de logiciel, le dispositif sera à repenser intégralement, contrairement à d’autres solutions du marché qui s’adaptent à tous des logiciels de paie et permettent de conserver une indépendance totale entre le choix du logiciel de paie et le coffre-fort salarié.

79% des salariés en faveur d’un outil en ligne sécurisé

Pour le collaborateur, la dématérialisation des documents RH comporte également de nombreux avantages qui contribuent à renforcer son « expérience salarié » dès son entrée dans l’entreprise.

Grâce au coffre-fort électronique mis à la disposition de chaque salarié, la gestion des bulletins de paie et des documents RH est grandement facilitée. Ils sont diffusés et centralisés dans cet espace sécurisé, accessible 24h/7. Le temps passé à la recherche de documents et les risques de perte causés par des sinistres sont donc considérablement réduits. Depuis son coffre-fort, le salarié peut également modifier son choix de réception en toute autonomie. Ainsi, le système s’adapte automatiquement au besoin, sans contrainte pour l’employeur de passer de l’électronique vers le papier ou inversement. La gestion de « la base salariés » s’en trouve simplifiée.

De même, la compatibilité du coffre-fort salarié avec le Compte Personnel d’Activité garantit l’accès à l’ensemble des bulletins de paie dématérialisés reçus tout au long de la carrière, en un espace unique, même en cas d’évolution professionnelle dans différentes sociétés. Enfin, la plupart des solutions du marché proposent un espace personnel pour conserver ses documents importants ou archiver l’historique de ses bulletins de paie papier, associé à des possibilités de partage en ligne. Ces solutions sont très utiles lors de démarches administratives.

Le constat est sans appel : les services RH et les salariés sont prêts. La digitalisation de la fonction RH s’accélère et une majorité de DRH se sentent aujourd’hui matures vis-à-vis de ce phénomène. De plus, les salariés ont de fortes attentes en termes de digitalisation RH.

La dématérialisation des documents RH représente une innovation majeure qui répond à de profondes attentes des services RH et des salariés. La dématérialisation des bulletins de paie est une première étape rendue possible grâce à un cadre réglementaire favorable. A terme, l’ensemble des documents RH ont vocation à être dématérialisés, bien que l’enjeu de pouvoir les diffuser au format papier reste essentiel. Il s’agit d’une réelle opportunité de franchir une nouvelle étape dans la transformation digitale de l’entreprise et des échanges qu’elle entretient avec ses collaborateurs.

L’étude réalisée par l’IFOP pour Neopost France sur les Français et leurs bulletins de salaire en mai 2017 rappelle que plus d’un français sur quatre pense avoir déjà perdu des bulletins de paie, et 79% sont prêts à les recevoir en version électronique sur un outil en ligne sécurisé. Pourtant, seules 10% des entreprises le proposent aujourd’hui…

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Vos commentaires

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Le #1973453
Moi, quand je vois le mot "digitalisation", je sors mon révolv ... mon couteau, pardon, et j'ai bien envie de couper quelques doigts .... !!!

Quant à la phrase : " l’employeur peut remettre les bulletins sous forme électronique, dans des conditions garantissant l'intégrité, la disponibilité pendant 50 ans..."
...
...
je suis mort de rire. Si, si !

* La durée de vie des support numériques se compte en années, voire moins (combien de temps "dure" un CD-Rom, un DVD, un disque dur, pourquoi pas clé USB ?!? ) .

=>Je dis ça, parce qu'il y a 20 ans se vendaient des Juke-box CD-Rom qui devaient stocker et ressortir à la demande des centaines / milliers de CD pour archiver de l'information sensible. Si, si !! je m'en souviens bien !

*Le format des données à conserver est-il pérenne ? Il y a 50 ans, en traitement de texte, c'était quoi déjà le format ??!? Oh Wait !!

=>Ok, mais bon, mon document au format .doc 97, il devrait toujours être lisible dans 50 ans , non ?
=>J'aurais tendance à penser que cela dépendra seulement du bon vouloir de MS et de la rétrocompatibilité de sa suite Office ! Non ?

* Qui aura la responsabilité de cette "intégrité" et "disponibilité" ? L'employeur ? ou une entreprise tierce ? L'employeur et/ou l'entreprise tierce existeront-ils seulement dans 15 ans, ou la crise étant passée par là, ils auront mis la clé sous la porte ?

=>Quelle est l'expertise d'une société spécialisée dans le tourisme, ou le BTP, pour gérer à TRÈS long terme des données numériques , avec toutes les questions relatives à la sécurité (technologies RAID, réseau intégré, doublement des serveurs redondants dans des lieux différents ---à cause des risques d'incendie, ou d'inondation etc--- .... Basta !

=>Ou encore, ils auront été rachetés par une multinationale américaine par exemple, qui va considérer que les règles qui s'appliquent ce sont celles des États-Unis, où se trouvent leurs serveurs où ils stockent les infos de leurs collaborateurs au niveau mondial ?

Bref, il y a sûrement des dizaines d'autres questions que je n'ai pas seulement entraperçu, ... mais rien que ça, et je flippe ma race...

Maintenant, je dis ça, je ne dis rien !


Le #1973455
l'interet pour l'employeur est purement financier.
L'interet pour le salarie ... bah chacun voit midi à sa porte hein. Mais perso, connaissant bien le milieu, je prefere du papier et stocker mes sauvegarde chez moi plutot que sur un Cloud que je ne maitrise pas le moins du monde.
Le #1973458
Pour la partie "format de sortie des documents", il suffit que le logiciel n'ai pas les fiches de paie en format prédéfini, juste "en brut" disons, ou alors affichées avec différents formats de sortie qui évoluent avec le temps. C'est largement gérable ça, encore faut-il qu'ils en aient l'idée, et qu'ils le mettent en place.
Le #1973463
J viens juste de passer à ce genre de principe en agence d intérim.pfff un bazar pas au point.le tout numérique... l'avantage pour la boîte qui utilise ça, supprimer du personnel.l emmerdé,moi,qui n a pas de réponse à mes questions,qui doit trouver réponse sur des faq,pas de papier...
Et puis utiliser sa connection internet pour la boîte ?
Ça me rappel mon ancienne boîte qui nous demandais notre adresse mail perso pour nous envoyer nos plannings...
Le #1973464
Bien entendu, la tribune ci-dessus est celle d'une entreprise "tiers de confiance", qui propose ses services aux entreprises lambda, mais s'appuie en réalité sur le savoir faire d'une autre entreprise CDC Arkhineo http://www.cdcarkhineo.com/fr/ .

Le format proposé pour les documents, c'est le PDF, hyper-pratique pour exploiter les données de manière interactive, genre SGBD relationnelles ...

Wait !!! On stocke juste du PDF !! pas s'exciter, làààààà !!!

Y a vraiment des modèles économiques qui me stupéfient !!!


Le #1973479
frèzetagada a écrit :

Bien entendu, la tribune ci-dessus est celle d'une entreprise "tiers de confiance", qui propose ses services aux entreprises lambda, mais s'appuie en réalité sur le savoir faire d'une autre entreprise CDC Arkhineo http://www.cdcarkhineo.com/fr/ .

Le format proposé pour les documents, c'est le PDF, hyper-pratique pour exploiter les données de manière interactive, genre SGBD relationnelles ...

Wait !!! On stocke juste du PDF !! pas s'exciter, làààààà !!!

Y a vraiment des modèles économiques qui me stupéfient !!!




Ouais c'est pratique le PDF, comme ça si dans quelques années tu as besoin des données, ben tu l'imprimes, le scannes, l'OCR, le retravailles et hop, dans une BDD.

C'est carrément l'idéal
Le #1973480
Subutox a écrit :

Pour la partie "format de sortie des documents", il suffit que le logiciel n'ai pas les fiches de paie en format prédéfini, juste "en brut" disons, ou alors affichées avec différents formats de sortie qui évoluent avec le temps. C'est largement gérable ça, encore faut-il qu'ils en aient l'idée, et qu'ils le mettent en place.


Pour le particulier, un double format, PDF pour la présentation et csv par exemple pour les datas facilement intégrables, ça serait pas mal.
Le #1973506
Je dirai même plus, une aubaine pour Neopost
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Anonyme
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