Gestion des données médicales : quelle stratégie adopter ?

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Dossier médical Personnel

En permettant la destruction des originaux papiers et en façonnant un cadre légal pour la copie numérique, le législateur impose définitivement la dématérialisation dans le paysage médical. Or, pour l’instant, la majorité des établissements de santé ne fait qu’effleurer le sujet. En effet, quelle voie choisir entre le tout numérique et la survivance d’un format papier qui n’a pas fini d’être utile … et utilisé ?

Tribune libre par Simon OSTERMANN, Responsable Pôle Santé chez PRO ARCHIVES SYSTEMES

La nature du dossier médical, rend la problématique de sa traçabilité extrêmement sensible. D’autant que les archivistes et les secrétaires médicales qui en ont la charge doivent non seulement composer avec des classements anciens et hétérogènes, tout en veillant au respect des durées de conservation, mais aussi gérer l’identitovigilance (système garantissant au patient une parfaite identification durant son parcours de soins) et permettre au patient d’accéder à son dossier médical dans les meilleurs délais. Un véritable challenge. 

L’accélération législative et normative
Heureusement, des textes essentiels ont vu récemment le jour pour les aider à accélérer cette transition digitale. Ainsi, le décret du 5 décembre 2016 et les ordonnances de janvier 2017 fixent des règles précises sur la dématérialisation fiable, la destruction et l’hébergement qui en découlent. La force probante est désormais indifférente au support, que le dossier soit sous format papier ou numérique. Pour conférer le caractère de fiabilité, la reproduction doit se faire à l'identique de la forme et du contenu de l'original, que soit utilisés un horodatage et une signature électronique qualifiés ; et que l'intégrité soit garantie dans le temps (conservation des traces et des empreintes électroniques). Partant de ce principe, la destruction de l’original papier est autorisée avant la fin de la durée légale de conservation. Ce nouveau cadre réglementaire est par ailleurs concomitant de la norme NF Z42-026 dont le respect des spécifications aboutira à la suppression de l’original papier. Tout cela crée donc un équilibre nouveau permettant aux professionnels de santé de redéfinir leur politique d’archivage.

Le déclin du papier face à la réalité du terrain
La fin du papier permettra notamment de résoudre les problèmes liés à l’intégrité des données médicales confrontée à l’usure du temps, mais aussi à leur confidentialité dans des salles d’archives mal sécurisées, et à la pénurie d’espace dans des locaux inadaptés. Si le déclin du papier est désormais une réalité, la migration vers le digital sera malgré tout progressive pour les établissements de santé. Certains ont déjà fait un premier pas grâce au DPI (dossier patient informatisé) pour les dossiers de MCO notamment ; mais cette informatisation ne concerne pas 100% des dossiers médicaux. 

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Des obstacles et des doutes à lever
Les obstacles à une digitalisation complète du dossier médical restent, en effet, nombreux. Á l’attachement psychologique au papier s’ajoutent son utilisation fréquente pour les besoins liés à la prise en charge médicale des patients (entraînant l’impression d’éléments pourtant informatisés), la formation des agents sur les nouveaux logiciels (dans un contexte de surcharge de travail) ou encore la gestion des temps de réponses de plus en plus longs des applications. Autant de contraintes qui freinent cette digitalisation.

Vers une gestion mixte et maîtrisée
Pour répondre de manière pragmatique aux véritables besoins des établissements de santé, la solution réside dans l’immédiat dans une gestion mixte, mêlant papier (de moins en moins) et digitalisation (de plus en plus). La plupart des services l’ont d’ailleurs déjà apprivoisé. Il faut maintenant les aider à y voir plus clair dans les choix qui s’offrent à eux et élaborer des stratégies pertinentes de numérisation, conservation ou destruction, en fonction de la nature des archives et du rythme des flux. Les personnels doivent donc aujourd’hui être formés, aussi bien à la gestion de documents nativement numériques que de documents papier (qu’il convient de mieux classer pour optimiser le temps et l’espace). 

La quête du SIH convergent
Les réponses sont également techniques, tournées vers un système d’information efficace et homogène afin d’éviter les lourdeurs de gestion de SI bâtis sur des infrastructures hétérogènes. C’est le sens notamment du système d’information hospitalier convergent mis en place actuellement au sein des GHT (groupements hospitaliers de territoire) voulus par la loi du 26 janvier 2016 de modernisation de notre système de santé.

In fine, au lieu de vouloir tout numériser, n’est-il pas préférable de numériser les dossiers les plus mouvementés afin de diminuer la circulation du papier, éviter les problèmes de traçabilité et de surcoûts, et rendre ainsi l’accès des dossiers plus facile et rapide ?

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Vos commentaires

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Le #1964830
Se pose aussi la protections des données, l'accès patient, ainsi que le partitionnement de cet accès...
Le #1964835
Perso... l'ère technologie ou l'ère de mettre sa vie sur un document numérique, ne me fait pas peur, du moment que ces précieuses informations sont chiffrés, et ultra sécurisé.

Pour un voyageur régulier, il serait content d'aller dans n'importe quel hôpital sans avoir à redonner les fameuses "papiers" nécessaire pour le suivi de sa santé. Au passage, les pharmacies le font également (j'ai eu vent hier), du coup j'en profiterais pour demander un document "numérique" de ma pharmacie afin que celui ci soit disponible dans ma carte vitale et que je puisse recevoir des médicaments sans à passer par les ordonnances à chaque fois, que ce soit à l’hôpital ou en Pharmacie.

En plus de ne plus avoir utilisé du papier (abattre des arbres), on économise sur le papier, et le temps !
Le #1964841
Je crois qu'après ces attaques cybercriminelles on constate (enfin) que lorsque la santé des gens est en jeu, le format sécuritaire (ici le papier) est encore le meilleur. Le progrès est une bonne chose mais mettre tous ses œufs dans le même panier est suicidaire.
Le #1964845
Ulysse2K a écrit :

Je crois qu'après ces attaques cybercriminelles on constate (enfin) que lorsque la santé des gens est en jeu, le format sécuritaire (ici le papier) est encore le meilleur. Le progrès est une bonne chose mais mettre tous ses œufs dans le même panier est suicidaire.


Exactement...

Je citais hier "ravage"...

Comment fait-on si l'éléctricité vient à manquer en cas de conflit, seisme, catastrophe naturelle ou cyberterrorisme...
Le #1964860
Personnellement, je ne comprendrais jamais que de tels établissements, qui ont la vie de gens entre leurs mains, puissent connecter tous leurs systèmes au net.

Déjà, à quoi cela sert-il? Si c'est une question de partage de données entre les hôpitaux etc... alors ne serait-il pas plus sûr d'avoir un poste connecté par service sur lequel on mets le documents juste pour l'envoyer? Quel est l'intérêt de connecter tous les équipements médicaux entre eux?

Le problème se pose aussi concernant les centrales nucléaires. Si le fait de connecter toute l'informatique d'une centrale nucléaire à internet est juste fait dans le but de pouvoir la contrôler à distance parce que sinon il faut payer quelqu'un pour surveiller sur place, je ne suis pas convaincu que ce que 1 ou 2 employés auront gagné en confort de travail, on n'en perde pas beaucoup beaucoup plus au niveau sécurité. (mes excuses, ma phrase est bizarrement tournée et longue mais pas trop le temps de me corriger).

Bref, pourquoi faut-il absolument tout connecter, même les trucs les plus sensibles? Des intranets, oui, mais connecter tout ça à internet quand on sait à quel point la sécurité à 100% n'existe pas, que les hackers deviennent de plus en plus forts et malins, que les failles 0-day circulent vite sur le net etc...

Pour reprendre un peu l'idée d'Ulysse, c'est bien de savoir tout connecter, mais ce n'est pas parce que c'est une prouesse technique qu'il faut forcément l'appliquer à tous les domaines, surtout quand on sait d'avance que c'est pratiquement impossible à sécuriser à fond.

PS: Le jour où une grosse guerre va éclater et que des pays étrangers vont lâcher leurs meilleurs hackers sur nous, on va se retrouver comme des billes. Plus d'hopitaux, plus de feux rouges, plus d'électricité, tous les ponts levés, les trains et avions bloqués, recyclage de l'eau arrété etc etc... Ca va être joli...
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Anonyme
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