Google Documents : créer, partager ses documents en ligne

Le par Jean-Christophe B.  |  1 commentaire(s)
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Il n'est jamais trop tard pour bien faire et découvrir, si ce n'est pas encore le cas, Google Documents ! La suite bureautique en ligne gratuite de Google Corporation permet en effet de réaliser des documents quasi aussi complexes qu'avec OpenOffice.org ou Microsoft Office mais aussi des créations diverses et plus spécialisées telles que les blogs, pages Web, calendriers, formulaires... Mode d'emploi ? Un ordinateur pourvu de n'importe quel système d'exploitation, une connexion Internet et un utilisateur motivé ! La suite dans ce dossier sous forme de présentation.

Introduction

Google Documents, suite bureautique interactive
Google Documents ou Google Docs est une suite bureautique en ligne qui se compose du traitement de texte Documents, anciennement Writely, d'un tableur graphique Spreadsheets, du module Présentations  permettant de réaliser des diaporamas et enfin d'un nouvel élément, Form, pour la création de formulaires en ligne.

Documents et Spreadsheet sont des services développés à base d'AJAX (Asynchronous JavaScript and XML). AJAX n'est pas une technologie en soi mais la mise en œuvre d'un ensemble de technologies libres (HTML, CSS, JavaScript, XML, DOM, XMLHttpRequest…) permettant, en l'occurrence, à la suite de Google de fonctionner à la manière des applications dites de type Web 2.0. Ainsi, avec Google Docs, il y a une interaction entre l'internaute et son contenu et,  s'il le souhaite, entre l'internaute et son réseau de collaborateurs (Web social).

 

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Chacun y trouvera son intérêt !

gdocsintro02Sans entrer dans les détails, il y a de nombreux avantages à exploiter une suite bureautique en ligne comme Google Documents. Vous pourrez travailler avec les mêmes types de documents bureautiques que ceux que vous utilisez habituellement avec Microsoft Office ou OpenOffice.org, éditer des documents sophistiqués à vocation professionnelle ou pas. Tout est possible, feuille de calcul avec formules, blog, page Web, diaporama, carte de visite…

L'utilisation de cette suite ne nécessite aucune installation de logiciels et peut se faire hors-ligne ou en ligne, en connexion sécurisée. C'est donc un outil idéal pour les utilisateurs nomades et globalement pour retrouver tous vos documents depuis n'importe quel point de connexion Internet. Inutile donc d'emporter une clé USB partout avec vous !


Peu de conditions requises pour profiter de la puissance de Google Docs...

gdocsintro03Pour bénéficier du service gratuit Google Docs, il faut nécessairement procéder à l'ouverture d'un compte Google Mail. Ce sésame vous permettra, par la même occasion, d'être "membre de la firme" et de profiter de tous les services associés (Picasa Albums Web, flux d'actualités personnalisés…). La seconde condition sine qua non est d'avoir à sa disposition une machine pourvue d'une connexion Internet et d'un navigateur Web.

Sous Windows, Mac OS X ou depuis n'importe quelle machine équipée d'une distribution Linux, Google Docs fonctionnera de manière optimale et bien entendu sans problème de compatibilité ou de format de fichier.

 

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Importation et Exportation de documents

Importation en local ou en distant
Pour vous rendre sur la page de Google Docs, il faut au choix vous rendre sur docs.google.com ou indirectement passer par le moteur Google, menu Plus puis Documents. Ensuite, vous êtes invité à saisir votre e-mail Gmail et le mot de passe lié.

Avec Google Documents,  vous pouvez débuter votre travail à partir d'un document vierge et le menu Créer (Document, Présentation, Spreadsheet, Form). L'autre alternative consiste à importer un document. Celui-ci peut provenir de votre ordinateur, de l'URL d'un fichier Web (FTP y compris) ou encore d'un compte e-mail via une adresse générée automatiquement par Google Docs et spécifiée sur la page d'importation (utilisateur@prod.writely.com).

 

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Les formats les plus populaires sont là

Il est peu probable que vous ne trouviez pas les formats de fichiers supportés par Docs, Présentations ou Spreadsheet. Pour la partie texte nous citerons, le RTF, le HTML, les DOC et DOCX de Microsoft Word, l'OpenDocument Text (ODT) d'OpenOffice.org, le SXW de  StarOffice. Les fichiers à l'unité ne devront pas excéder 500 ko, ce qui est déjà bien conséquent. Pour les documents de type feuilles de calcul, CSV, XLS, XLSX, ODS jusqu'à 1 Mo sont acceptés. Les éléments de Présentations PPT et PPS quant à eux ne doivent pas excéder 10 Mo en envoi depuis votre machine, 2 Mo depuis une URL et 500 Ko par e-mail. Enfin, les documents PDF peuvent être uploadés jusqu'à 10 Mo en local et en ne dépassant pas 2 Mo à partir du Web.

 

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Exporter ses fichiers est chose facile

Les formats disponibles à l'exportation sont les DOC, XLS, CSV, ODS, ODT, PDF, RTF et HTML. Pour bénéficier de cette fonctionnalité, rien de plus simple. Vous devrez dans l'interface de la suite sélectionner le document, puis vous rendre dans le menu Autre actions et choisir Exporter au format. Si vous ne trouvez pas à l'import ou à l'export le format qui vous convient, pensez à exploiter les convertisseurs en ligne. C'est un sujet que nous avons déjà traité ici. Hormis la disparition de certaines polices spécifiques et non gérées par Google Docs, nous n'avons rencontré aucun problème dans les phases d'importation et d'exportation de documents.

 

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Travailler sous une interface WYSIWYG conviviale

Une structure de dossier façon Explorateur de fichiers
C'est à l'utilisateur d'organiser ses dossiers en utilisant "Mes dossiers" ou en créant de nouveaux répertoires. Les éléments sont automatiquement classés par type. Ainsi, vous retrouvez dans Documents les éléments liés au traitement de texte, dans Spreadsheets les feuilles de calcul, dans Présentation les diaporamas. Le dossier Files et les sous-dossiers que vous aurez créés contiendront tous les objets de travail (clipart, images…) qui n'entrent dans aucune autre catégorie. Les autres dossiers sont le Suivi de document, la Corbeille que l'on ne présente plus et le dossier Masqués pour des fichiers confidentiels. Le glisser-déplacer d'éléments est actif ainsi que le bouton droit de la souris.

 

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Conserver ses habitudes de travail

Avec Google Docs, vous disposez d'un espace de stockage partagé avec vos services Gmail et Picasa. L'édition de documents s'effectue de manière sécurisée. Lorsque l'on est habitué à travailler avec les suites bureautiques traditionnelles... on prend des habitudes. Sous Google Docs, l'adaptation n'est pas nécessaire puisque l'utilisateur se retrouve face à des logiciels WYSIWYG, avec la barre de menus déroulants usuels (Fichier, Modifier, Afficher, Insertion, Format, Tableau, Outils) et la barre d'icônes de raccourcis (Ruban).  Beaucoup d'utilisateurs l'ignorent mais les raccourcis clavier sont totalement les mêmes que sous Word ou Excel, par exemple. Ceux-ci sont détaillés ici.

 

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Les outils de travail, correction et mise en forme

Si l'on est en manque d'inspiration, il suffit de parcourir la galerie des modèles et de puiser parmi les modèles publics provenant de Google, des autres utilisateurs ou de vous-même, si vous en avez généré un ! Il y en a des milliers… Le document de travail ouvert peut être à tout moment sauvegardé manuellement ou téléchargé sur votre machine au format de votre choix. Par défaut, il est sauvé automatiquement sur votre espace de stockage Google.

L'internaute dispose du correcteur orthographique, des styles, d'une dizaine de polices de caractères, du nombre de mots (Statistiques), des listes numérotées et à puces, de la justification de texte et de la traduction quasi instantanée en 40 langues d'un document et des flèches retour en arrière en cas d'erreur. Il est même possible d'insérer tous les types d'objets tels que les images, dessins, graphiques, tableaux, équations, liens et même gadgets. Seul l'outil de correction grammatical manque à l'appel.

 

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Autres outils pertinents et gadgets

La recherche au cœur de Google Docs
Le point fort du moteur Google, c'est la recherche. On retrouve cette fonctionnalité sur la page d'accueil de Google Docs avec la recherche de documents ou de modèles. En cliquant sur Afficher les options de recherche, on entre de plain-pied dans la recherche avancée. Sans la décrire en profondeur, on notera simplement la possibilité d'utiliser les opérateurs booléens et des critères variés (recherche par nom, partage, dossier, date, jour, propriétaire…).

 

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Gears et le travail hors-connexion

Quand on travaille à partir d'une connexion limitée ou que l'on se connecte ponctuellement en 3G, par exemple, le travail avec Google Documents est là encore efficace. Il faut pour cela commuter en mode hors-connexion via le lien hypertexte situé en haut de page près de votre e-mail. Vous serez ensuite invité à télécharger et installer le module Gears fonctionnel sous tous les environnements.

 

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Historique des révisions, impression

Pour chaque document ouvert, l'utilisateur peut profiter de l'historique des révisions en se rendant dans le menu Fichier. Cette fonction permet de visualiser plusieurs étapes (Révision 0, Révision 1, Révision 2…) d'un même document et de revenir en arrière si cela s'impose.

En matière d'impression, Google Docs n'est pas en reste. Vous pouvez dans un premier temps via le menu Fichier et Paramètres d'impression préciser la taille du papier, l'orientation de la feuille, inclure ou pas la numérotation des pages, imprimer les notes de page et de fin, modifier les marges. Dans un second temps, Fichier, Aperçu avant impression n'a rien à envier aux logiciels à installer. Tout est encore paramétrable, les pages à imprimer, paires, impaires, le choix d'impression par numéro de pages, le zoom avant impression…

 

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L'aide en ligne est peu détaillée

Celle-ci est disponible en français dans le Centre d'aide Google Documents. L'internaute peut saisir des termes précis ou d'emblée affiner sa recherche en spécifiant le module concerné (Document, Feuille de calcul ou Présentation). Celle-ci n'est pas très détaillée. C'est pourquoi nous vous invitons plutôt à vous rendre sur le forum Google Docs ou sur Google Docs Help en anglais.

 

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Les gadgets pour Google Documents

Il y en a plusieurs que nous vous invitons à tester. DocSyncer permet de synchroniser Microsoft Office et Google Docs, OpenOffice.org2GoogleDocs pour la synchronisation avec la suite OpenOffice.org. Pour l'upload de nombreux documents bureautiques vous pouvez exploiter les outils de Google tels que l'API Google Docs Uploader (.Net Framework 2.0 requis) ou le gadget Gdocs qui permet de rechercher, ouvrir, envoyer… Les utilisateurs du navigateur Firefox bénéficient d'outils de gestion comme gDocsBar, iGooglBar, Google Docs Download...

 

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Conclusion

Travailler depuis n'importe quel lieu et sur n'importe quelle plateforme
Depuis février 2007, Google Documents est disponible en plusieurs langues, dont le français. La suite bureautique en ligne s'avère totalement indispensable pour les utilisateurs nomades souhaitant bénéficier d'un traitement de texte, d'un tableur et d'un logiciel de présentation. Google Docs dispose d'une interface agréable qui nécessite peu d'adaptation. Cette application est idéale pour retrouver ses documents depuis n'importe quel point d'accès (bureau, maison, webcafé...), pour le travail collaboratif et pour les utilisateurs qui n'ont pas nécessairement envie de mobiliser de l'espace disque en installant une suite comme OpenOffice.org ou MS Office. Les fonctions de recherche de documents sont simples ou avancées, selon vos besoins et il est impossible de ne pas retrouver un document personnel ou un modèle parmi ceux de la galerie. La suite bureautique multiplateforme s'adapte parfaitement bien aux PC et Mac de bureau avec un simple navigateur Web et est même fonctionnelle en version mobile via l'adresse spécifique prévue.


Quelques points restent à améliorer

En règle générale, l'importation des pages de traitement de texte DOC, DOCX et ODT ne pose pas de souci particulier, si celles-ci ne sont pas trop complexes. Il peut arriver que la mise en page ne soit pas respectée, dans ce cas, il ne faut pas hésiter à convertir le document en un format plus passe-partout comme le RTF. Ce format est pivot et a l'avantage de conserver la mise en forme du document. Pour les feuilles de calcul XLS, certains documents refusent l'import, il faut donc avoir recours au presse-papiers. Parfois la fonction de tri est inopérante et certaines formules de calcul ne sont pas supportées. Enfin, on peut regretter le peu de polices de caractères (11 au total), la limite de taille pour les documents de présentation (pas plus de 10 Mo) et l'aide en ligne bien peu développée en français.


Du côté de la concurrence ? Le très attendu MS Office Web Apps…

Hormis la suite open source OpenGoo et éventuellement le bureau en ligne ajaxWindows, il existe finalement très peu de "solides concurrents" à Google Documents. On retrouve beaucoup d'applications isolées qui font office de traitement de texte ou de tableur uniquement mais beaucoup sont en anglais et repousseront nombre d'utilisateurs francophones. Le seul grand champion qui pourrait concurrencer Google Corp. c'est potentiellement le très attendu Microsoft Office Web Applications alias Office Web Apps. Pour mémoire, la suite gratuite prochainement disponible via Windows Live comportera une version en ligne allégée de Word, Excel, PowerPoint et OneNote. Elle sera accessible pour tous les documents, depuis n'importe où et via n'importe quel périphérique (PC, Mac, téléphone mobile, navigateur Web). La version finale sera proposée en même temps qu'Office 2010, c'est-à-dire au premier semestre 2010 (voir notre actualité à ce sujet).

 

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+ Les plus
  • Traitement de texte, tableur et présentations animées
  • Suite bureautique conviviale et en français
  • Formats populaires à l'importation et à l'exportation
  • Idéal pour le travail collaboratif
  • Une galerie de modèles exhaustive
  • Module d'impression réussi
- Les moins
  • Échec d'import pour les documents trop complexes
  • Peu d'aide en ligne en français
  • Peu de polices de caractères

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Vos commentaires
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yoadip offline Hors ligne Vénéré avatar 2756 points
Le #569351
Peu de concurrence ?
Et Zoho, vous ne connaissez pas ?
Il est même multilangue.
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