Raccourcis sur un dossier public dans Outlook 2k3

Bonjoir(c) fredos

Le 16/06/2005 17:46 vous avez écrit ceci :

bonjour,

nous avons créé un outil de réservation des salles de conférence via un
dossier public.

???
C'est quoi cet "outil" ?
Pour moi une salle de conf n'est rien de plus qu'un calendrier qui accepte
les RDV en étant invité en tant que ressource, pas un calendrier public en
tout cas.

Avez-vous une solution autre que passer par le menu raccourci ?

Qu'est ce qui vous gène dans la panneau des raccourçis ? C'est pourtant
simple et rapide pour atteindre un dossier, non ?

Je ne suis pas sur que vous utilisiez la bonne méthode pour gérer une
ressource en fait.
Que ce passe t'il si vous voulez réserver un vidéo projecteur, par
exemple, lors d'une réunion et qu'une autre réunion ait aussi besoin de ce
vidéo dans la salle a coté ? Vous gérez un calendrier public par ressource
? si oui, je ne vois pas bien comment faire

Merci d'avance pour vos réponses

--
JièL / Jean-Louis GOUBERT
La FAQ Outlook est la : http://faq.outlook.free.fr/

Bonjour Jièl

En effet, notre outil salle de conférence est un calendrier partagé des
ressources de l'entreprise. Sur un même écran, nous voyons toutes les
ressources (salles) et disponibilités en fonction des dates.

La plupart des employés ne connaissent pas bien l'outil. Nous venons de
passer à 2k3 et l'affichage perturbe passablement les utilisateurs. J'aurais
voulu leur simplifier la tâche en créant un bouton visible au 1er coup d'oeil
sans aller chercher l'accès à cette fonction ailleurs.

le dossier public était une façon de donner accès à tout le monde à cet
outil de réservation. Il est actuellement crée et programmé pour traiter les
salles de conférence uniquement en lieu et place de l'outil de réservation de
SAP.

J'espère avoir répondu à vos questions et, si vous avez une idée... je vous
remercie d'avance infiniment.

Fréd

Bonjoir(c) fredos

Le 16/06/2005 17:46 vous avez écrit ceci :

bonjour,

nous avons créé un outil de réservation des salles de conférence via un
dossier public.

???
C'est quoi cet "outil" ?
Pour moi une salle de conf n'est rien de plus qu'un calendrier qui accepte
les RDV en étant invité en tant que ressource, pas un calendrier public en
tout cas.

Avez-vous une solution autre que passer par le menu raccourci ?

Qu'est ce qui vous gène dans la panneau des raccourçis ? C'est pourtant
simple et rapide pour atteindre un dossier, non ?

Je ne suis pas sur que vous utilisiez la bonne méthode pour gérer une
ressource en fait.
Que ce passe t'il si vous voulez réserver un vidéo projecteur, par
exemple, lors d'une réunion et qu'une autre réunion ait aussi besoin de ce
vidéo dans la salle a coté ? Vous gérez un calendrier public par ressource
? si oui, je ne vois pas bien comment faire

Merci d'avance pour vos réponses

--
JièL / Jean-Louis GOUBERT
La FAQ Outlook est la : http://faq.outlook.free.fr/

Bonjoir(c) fredos

Le 17/06/2005 11:33 vous avez écrit ceci :

Bonjour Jièl

En effet, notre outil salle de conférence est un calendrier partagé des
ressources de l'entreprise. Sur un même écran, nous voyons toutes les
ressources (salles) et disponibilités en fonction des dates.

Pour moi vous n'utilisez pas correctement Outlook/Exvchange et leurs
potentialités, surtout en ce qui concerne les problémes de réservation de
ressources.

La plupart des employés ne connaissent pas bien l'outil.

Ca ce n'est pas du tout la bonne solution non plus. Expliquer le comment
du pourquoi est toujours plus gratifiant et plus utiles que d'essayer
d'imposer un mode de fonctionnement qui n'est (AMHA) pas du tout le bon

Nous venons de
passer à 2k3 et l'affichage perturbe passablement les utilisateurs. J'aurais
voulu leur simplifier la tâche en créant un bouton visible au 1er coup d'oeil
sans aller chercher l'accès à cette fonction ailleurs.

Voici ma façon de faire : je créer un RDV, je clique sur le bouton
"inviter des participants" et j'ajoute les personnes dans "Obligatoire" et
les salles (ainsi que les matériels) dans la ligne "Ressources". A partir
de la on voit INSTANTANNEMENT si c'est possible ou pas et on peu même
demander à Outlook de chercher les possibilités qui conviendraient à tous,
y compris aux salles...

Il faut donc une BAL par salle, mais ça evite la gestion du calendrier
public. Si Circé passe par la, elle complètera mon information en ce qui
concerne la gestion de la BAL "salle de conf", la je n'ai pas assez de donnés.

J'espère avoir répondu à vos questions et, si vous avez une idée... je vous
remercie d'avance infiniment.

Je vous ai exposé ma façon plus rationnelle d'utiliser Outlook en
corrélation avec Exchange. Ce sont d'excélent outils, mais ils faut un
minimum de formation pour en exploiter un peu plus de 10%, surtout quand
on connait le prix d'Exchange et de sont environnement serveur !!!

--
JièL / Jean-Louis GOUBERT
La FAQ Outlook est la : http://faq.outlook.free.fr/

Bonjour,

Il faut donc une BAL par salle, mais évite la gestion du calendrier
public. Si Circé passe par la, elle complètera mon information en ce qui
concerne la gestion de la BAL "salle de conf", la je n'ai pas assez de
données.

Je pense que JièL a tout dit. Effectivement une salle est une ressource

comme une autre et doit être traitée comme une ressource et un
calendrier public ne pourra pas être géré comme une ressource.
D'ailleurs, je ne suis même pas certaine que l'on puisse envoyer des
invitations depuis un calendrier public.
Un calendrier public sert à gérer des événements communs, comme des
vacances par exemple.

Une ressource c'est très facile à gérer pour l'admin et très facile à
utiliser pour les utilisateurs.
Il s'agit d'une BAL toute simple avec la différence qu'elle se gère
toute seule, et qu'elle ne doit avoir besoin de personne pour dire si
elle est dispo ou pas.
Pour cela ouvre le compte de cette BAL, et configure ses options de
calendrier :
Outils, options, Options du calendrier.
Ensutei, clique sur le bouton "Planification des ressources", et coche
les deux options : "Accepter automatiquement les demandes de réunion et
traiter les annulations" ainsi que "Refuser automatiquemnet les
demandes de réunion en conflit".

Prévoir aussi que le rafraichissement sur le serveur soit fait
rapidement : suffit de régler sur 1 minute dans la fenêtre "Options de
disponibilité"

Puis tu partage le calendrier de ce compte, par défaut en tant
qu'auteur.

Et si tu veux que ce soit géré entièrement sans la main de l'admin, tu
mets une règle pour que que le ménage des messages soit fait
régulièrement.

Pour l'utilisateur, c'est tout simple comme ce qu'a expliqué JièL : il
suffit de choisir la salle et de cliquer sur Ressources.
Cela n'empêche aucunement d'avoir une vision générale sur les
disponibilités de la salle puisqu'elle est partagée avec tout le monde.
Il suffit d'ouvrir le calendrier partagé.

Mes utilisateurs sont passés de Netscape 4.7 (lol !) à Outlook 2003 et
la gestion des salles ne pose problème à personne. Suffit d'un peu de
comm et d'un peu de formation en particulier pour les assistantes qui
utilisent beaucoup cet outil.

Circé
http://faqword.free.fr

Bonjoir(c) Circé

ça c'ést de la collaboration comme, je l'aime ;-)

JièL Co la beau rateur

Le 17/06/2005 14:20 vous avez écrit ceci :

Bonjour,

Il faut donc une BAL par salle, mais évite la gestion du calendrier
public. Si Circé passe par la, elle complètera mon information en ce
qui concerne la gestion de la BAL "salle de conf", la je n'ai pas
assez de données.

Je pense que JièL a tout dit. Effectivement une salle est une ressource

comme une autre et doit être traitée comme une ressource et un
calendrier public ne pourra pas être géré comme une ressource.
D'ailleurs, je ne suis même pas certaine que l'on puisse envoyer des
invitations depuis un calendrier public.
Un calendrier public sert à gérer des événements communs, comme des
vacances par exemple.

Une ressource c'est très facile à gérer pour l'admin et très facile à
utiliser pour les utilisateurs.
Il s'agit d'une BAL toute simple avec la différence qu'elle se gère
toute seule, et qu'elle ne doit avoir besoin de personne pour dire si
elle est dispo ou pas.
Pour cela ouvre le compte de cette BAL, et configure ses options de
calendrier :
Outils, options, Options du calendrier.
Ensutei, clique sur le bouton "Planification des ressources", et coche
les deux options : "Accepter automatiquement les demandes de réunion et
traiter les annulations" ainsi que "Refuser automatiquemnet les demandes
de réunion en conflit".

Prévoir aussi que le rafraichissement sur le serveur soit fait
rapidement : suffit de régler sur 1 minute dans la fenêtre "Options de
disponibilité"

Puis tu partage le calendrier de ce compte, par défaut en tant qu'auteur.

Et si tu veux que ce soit géré entièrement sans la main de l'admin, tu
mets une règle pour que que le ménage des messages soit fait régulièrement.

Pour l'utilisateur, c'est tout simple comme ce qu'a expliqué JièL : il
suffit de choisir la salle et de cliquer sur Ressources.
Cela n'empêche aucunement d'avoir une vision générale sur les
disponibilités de la salle puisqu'elle est partagée avec tout le monde.
Il suffit d'ouvrir le calendrier partagé.

Mes utilisateurs sont passés de Netscape 4.7 (lol !) à Outlook 2003 et
la gestion des salles ne pose problème à personne. Suffit d'un peu de
comm et d'un peu de formation en particulier pour les assistantes qui
utilisent beaucoup cet outil.

Circé
http://faqword.free.fr