Test Office Web Apps : suite bureautique online de Microsoft

Le par Jean-Christophe B.  |  1 commentaire(s)
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Microsoft Office Web Apps, voici là sans aucun doute la réponse de Microsoft à la solution bureautique en ligne de Google Documents ! Depuis juin 2010, il est désormais possible de créer, partager, et depuis peu imprimer vos documents Word, Excel, PowerPoint et OneNote depuis votre espace de stockage Windows Live. Au total, ce sont 25 Go d'espace disque en ligne que pourront exploiter les utilisateurs sous Windows et MAC OS X n'importe où dans le monde à partir d'un simple navigateur web.

Introduction

officewebappintro06Office Web Apps, la suite bureautique en ligne
En matière de suite bureautique en ligne, il se peut que vous ayez pris l'habitude d'exploiter l'excellent Google Documents. Depuis juin 2010 et suite aux quelques mise à jour survenues très récemment, vous avez maintenant l'opportunité de vous tourner vers un concurrent de taille abouti et tout aussi gratuit pour un usage personnel : Microsoft Office Web Applications. En effet, la suite de Microsoft permet le travail en ligne seul ou sur un document partagé (travail collaboratif) avec des versions adaptées de Word, Excel, PowerPoint et OneNote où que vous soyez et à partir de n'importe quel navigateur web.

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25 Go d'espace de stockage gratuit !
Afin de profiter des services Office Web Apps, vous devez disposer d'un identifiant Windows Live ID c’est-à-dire d'un compte Hotmail (16 millions d'utilisateurs dans le monde), Skydrive, Messenger ou Xbox LIVE. En pratique, cela se traduit par la création rapide d'un compte qui vous délivrera après coup, un espace de stockage en ligne gratuit pour tous vos services en ligne qui s'élèvera à 25 Go. Vous serez ensuite en mesure de visualiser, créer et synchroniser vos documents exclusivement aux formats DOCX pour Word, XLSX pour Excel, PPTX avec PowerPoint et ONE pour OneNote...

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Office Web Apps pour Windows, MAC OS X et Linux
Dans ce dossier découverte, nous vous présenterons Office Web Apps qui fonctionne sous environnements Windows, MAC OS X et Linux, et nous vous préciserons quelles sont les nouvelles fonctionnalités désormais disponibles comme l'impression d'un document Word, la possibilité d'ouvrir une feuille de calcul Excel sur le navigateur de son téléphone mobile, l'insertion d'images et de cliparts pour tous les documents, etc.



Word, Excel, PowerPoint, OneNote en ligne

Word Web App crée des documents au format DOCX
officewebapp01Le trio Word, Excel et PowerPoint constitue le noyau dur d'Office Web Applications. Il suffit dans votre interface de vous rendre sur Office puis Nouveau pour créer un dossier/document ou sur Ajouter un fichier/dossier pour un document déjà présent sur votre machine. Word Web App ressemble volontairement à Word 2010. On retrouve les menus Fichier, Accueil, Insérer et Affichage, une quarantaine de polices de caractères (Calibri, Courrier New, Times New Roman, Arial…). Il ne "manque" que certains menus déroulants sans doute jugés les moins exploités pour la plupart des utilisateurs (Références, Publipostage, Révision et Mise en page). Cela apporte une certaine clarté en mode lecture ou en mode modification (création).

officewebapp02La plupart des raccourcis claviers sont fonctionnels au sein des navigateurs IE et Firefox avec en l'occurrence  "CTRL + G" pour mettre en gras, "CTRL + I" mettre en Italique, "CTRL + S" pour sauvegarder le document en cours, "CTRL + A" pour tout sélectionner. La liste complète se trouve sur le support de Word Web Apps. Il n'est malheureusement pas possible d'enregistrer un document Word Web App dans un autre format que le DOCX (fonctionnel avec OpenOffice.org et Office 2007), ce qui peut poser un problème pour les utilisateurs d'anciennes versions qui devront installer des filtres adéquats à leur suite Office ou Works vieillissantes. Enfin, notez que le bouton droit de la souris est également actif (Couper, Copier, Coller, Définir la langue de la vérification orthographique, insérer un lien…).

 

Excel Web App avec insertion de graphiques !
officewebapp03Comme pour Word, il n'y a qu'un seul format de feuille de calcul supporté, le XLSX géré entre autres par les versions 2007 et 2010 d'Excel et Openoffice.org Calc. Pour chaque classeur, vous pourrez créer un maximum de trois feuilles. Là encore l'interface est élémentaire (Fichier, Accueil et Insérer) et est amputée de quelques menus déroulants (Mise en page, Formules, Données, Révision, Affichage) mais on retrouve l'essentiel pour la saisie des cellules (nombre, texte, devise, heure, date, fraction, pourcentage…) et le support des formules de calcul de base.

officewebapp04Le copier-coller, annuler ou rétablir une action (flèches gauche et droite), les mêmes polices de caractères que pour Word ou PowerPoint (pas celles installées sur votre système), le renvoi à la ligne, l'insertion de tableau et quelques graphiques sont également disponibles (histogramme 2D, courbe, secteurs, barres 2D, aire, nuage de points, anneau, radar…). Depuis peu, l'internaute peut publier sur son site ou blog tous les tableaux Excel Web Apps, les données se mettent à jour en temps réel lorsqu’on modifie la feuille de calcul originale et les feuilles de calcul s'ouvrent aussi sur le navigateur de votre téléphone mobile.

 

PowerPoint et One Note Web App
Les deux autres applications allégées sont PowerPoint (PPTX) pour vos présentations animées et OneNote le bloc-notes numérique pour inscrire et organiser vos notes et autres mémos. PowerPoint s'avère tout aussi fluide et facile d'utilisation que la version classique. On retrouve en plus des modes affichage et Lecture, le Diaporama qui s'exécute en plein écran dans une autre fenêtre, l'ajout de commentaires, de modèles de diapositives et depuis peu la possibilité d'insérer rapidement des images,  cliparts et de nouveaux thèmes depuis la collection en ligne Microsoft. Toutes vos présentations peuvent être publiées dans un blog.

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Les actions possibles sur un document

Création et importation de documents
Après connexion à votre compte Windows Live, il suffit de vous rendre dans la rubrique Office. Pour débuter la création d'un nouveau document, seuls les formats natifs sont pris en compte (DOCX, XLSX, PPTX) si vous partez d'un document vierge. Pour importer des documents bureautique et donc partir d'un document déjà entamé, il faut cliquer sur "Ajouter des fichiers" puis dans la zone interactive faire glisser vos documents depuis votre ordinateur. La taille maximale est de 50 Mo par fichier. Heureusement, bon nombre de formats de fichiers sont supportés dans ce mode, avec par exemple les DOCX, DOC, XLS, XLSX, PPT, PPTX, RTF, TXT, PDF. Dans la zone d'ajout de fichiers, il est désormais possible d'envoyer plusieurs documents à la fois (contrairement à la page de téléchargement standard).

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Les groupes de travail et dossiers
Afin de mieux vous y retrouver avec vos documents de travail, il est conseillé de créer, comme sur votre ordinateur, des groupes et des dossiers. Les groupes sont intéressants et favorisent le travail collaboratif avec votre équipe ou entre membres d'associations. Cliquez sur le bouton Créer un groupe ensuite renseignez les divers champs de saisie et ajoutez via leur adresses de messageries, les contacts concernés. Une adresse e-mail commune vous permet de faire des annonces ou des publipostages, chacun peut collaborer selon ses droits aux documents. Un calendrier partagé facilite même les plannings et dates d'évènements importants. La création d'un nouveau dossier offre comme l'Explorateur de fichiers des critères de tris (trier par nom, date, taille, type), des affichages divers (icônes, détails, miniatures), la modification des propriétés d'un document (supprimer, renommer) et la recherche de documents. C'est donc une lisibilité supplémentaire sur vos documents en ligne.

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Les actions possibles sur un document
Il faut survoler à l'aide de la souris un document et se diriger vers le menu "Plus", pour accéder aux diverses actions possibles sur un fichier. La modification dans le navigateur, le téléchargement et l'ouverture depuis votre application bureautique (Word, Excel, PowerPoint, OneNote), l'historique des versions (accès et retour en arrière vers les modifications successives du document), la création du partage… Il est même possible de redéfinir les propriétés d'un élément (ajouter une description, visualiser l'adresse web d'accès direct). Notez que si vous travaillez avec MS Office, le module "Centre de téléchargement" se chargera automatiquement de synchroniser le document, entre votre Bureau et Office Web Apps ! Le module d'impression ne fonctionne pour l'instant qu'avec Word Web App et est en fait celui intégré au lecteur PDF. Il n'apparaît que si un lecteur PDF compatible est installé  soit en l'occurrence, Adobe Reader, Adobe Acrobat Family, Foxit Reader ou PDF Suite.

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Modèles, médias et blog Office

Insérer des images locales ou en ligne
Pour toutes les applications d'Offices Web Apps, vous pouvez insérer en plus de tableaux et liens HTML, des éléments depuis votre Bureau, à savoir des images (GIF, JPG, JPEG, PNG). Le menu "Insérer" permet également de profiter d'images et cliparts en ligne. Il faut pour cela cliquer sur le bouton "Image Clipart" et saisir ses mots-clés, en français ou en anglais, pour démarrer une recherche effective dans la collection Microsoft. Dans Power Point Web App, vous pouvez en outre insérer des modèles de diapositives et des SmartArt.

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Les modèles Office classés par catégories
Comme avec les diverses versions des suites bureautique Office, vous pouvez profiter des médias en ligne. Sur la page des modèles, il existe une multitude de "templates", des illustrations, des photos, des animations des sons... Les éléments sont classés par catégories, taille d'image, filtré par type (strict, modéré, non filtré). Nous vous invitons à vous rendre dans la rubrique "Tous les programmes", "Modifier les programmes" et de valider les applications Office Web Apps. Ensuite, il suffit de copier-coller les images à insérer ou de télécharger les modèles DOT (cartes de visite, CV, Calendrier, bannière…) pour Word ou encore PowerPoint.

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Le blog Office 2010
Pour aller plus loin, n'hésitez pas à vous visiter le blog office 2010 entièrement en français. Ce dernier comporte une multitude d'astuces, conseils, tutoriels pour Office classique et Office Web Apps comme par exemple les boîtes à outils, "Maîtrisez votre budget de rentrée en toute sérénité avec Office", "Créez vos propres cartes de visite avec Office" Kit de survie « Rentrée scolaire » : préparer ses fiches de révision grâce à OneNote 2010", " Kit de survie “Rentrée scolaire” : la table de multiplications"… Autant de domaines classés et qui concernent des profils et des usages variés pour les pros, les loisirs, les enfants, l'organisation.

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Conclusion

Office Web App : Simple et efficace !
Ce qui est appréciable dans Office Web Apps c'est avant tout la simplicité d'utilisation. Si vous êtes déjà familier avec Word, Excel, PowerPoint et même OneNote, alors vous retrouverez sans temps d'adaptation et donc sans perdre de temps vos repères. Un espace partagé Windows Live SkyDrive de 25 Go, le travail en solo ou en mode collaboratif, une barre d'outils quasi-similaire à celle d'Office 2010, un ruban que l'on peut activer ou non pour augmenter l'espace de travail dans le navigateur web, une quarantaine de polices de caractères, l'insertion de formules et de graphiques dans Excel, la possibilité de profiter des cliparts en ligne, le maintien des principaux raccourcis clavier. Tout est là pour rassurer l'internaute et produire un travail efficace, c'est un point plutôt positif !

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Moins de formats à l'importation et à l'exportation que Google Documents
La création d'un nouveau document se fait nécessairement aux formats propriétaires DOCX, XLSX, PPTX. Il est heureusement possible d'importer des documents déjà en cours de création dans des formats variés DOCX, DOC, XLS, XLSX, PPT, PPTX, RTF, TXT, PDF. Google Documents quant à lui supporte des fichiers d'une taille de 500 Mo pour un document texte, contre 50 Mo pour Web Apps et bien plus de formats à l'importation  (DOC, DOCX, ODT, SWX (StarOffice), RTF, TXT, HTM, HTML, PPT, PPS, XLS, XLSX, ODS, CSV, PDF). Lorsque l'utilisateur souhaite télécharger son fichier pour le retravailler en local avec son traitement de texte, il ne peut pas le convertir à la volée vers d'autre formats, c'est le cas avec Google Docs  qui exporte vers l'ODT, ODS, CSV, PPT, RTF, DOC, TXT, HTML (compressé). Avec Office Web Apps, il peut uniquement imprimer sous Word sur papier ou en PDF (après avoir installé un lecteur PDF compatible) ou le télécharger dans son format actuel. On espère rapidement un gestionnaire d''impression pour les autres modules (Excel, PowerPoint et OneNote).

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La banque de cliparts et de modèles d'Office à votre disposition
Office Web Apps bénéficie de tous les modèles en ligne de la suite Office. L'utilisateur peut donc insérer une image depuis son Bureau ou rechercher un modèle de document (CV, carte de visite, calendrier…) ou un média (image, audio, photo) depuis les "templates Office". Pour Google Documents, la recherche est bien plus vaste mais aussi moins ciblée, puisqu'elle s'effectue par l'intermédiaire de Google Images. Au final, la suite en ligne de Microsoft est un bon choix pour les habitués d'Office mais elle fonctionne plus "en cercle fermé" ou en mode propriétaire comparé à Google Documents.

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+ Les plus
  • La logique d'utilisation d'Office est conservée
  • Suite bureautique Cloud limitée aux fonctions essentielles
  • 25 Go d'espace disque en ligne Windows Live Skydrive
  • Nombreux médias en ligne (photos, clipart, audio, modèles)
  • Travail en solo ou en mode collaboratif
  • Retour en arrière sur les modifications d'un document (historique des versions)
- Les moins
  • Impression uniquement depuis Word App
  • Pas de fonction d'exportation "téléchargement au format…"
  • Capacité limitée à 50 Mo par fichier texte contre 500 Mo pour Google Docs !

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Vos commentaires
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JohnDo offline Hors ligne Héroïque avatar 972 points
Le #695501
Très bon article, très complet !

Les Webapps prennent tout leur sens couplés à la version riche d'Office 2010.

Stockez visualisez et éditez vos documents réalisés avec la version dure, avec une parfaite fidélité sur votre navigateur (ou sur votre mobile) !

Si vous voulez allez plus loin, n'hésitez pas à tester gratuitement Office 2010 ici : http://www.microsoft.com/france/office/2010/telecharger-office-2010.aspx

Ou si vous avez décidé de l'acheter, ne manquez les offres (Office à partir de 12€95) : http://www.microsoft.com/france/office/2010/

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