L'email est depuis des années le moyen de communication de référence au sein des entreprises. Que ce soit pour de la communication interne ou externe, l'email est le moyen le plus efficace pour être sûr que notre interlocuteur reçoive bien notre message.
Il existe, bien entendu, des messageries gratuites et accessibles à tous, mais elles sont plutôt recommandées pour les particuliers. Pour une entreprise qui possède un nom de domaine professionnel, il est plus judicieux de posséder une adresse mail professionnelle avec son propre nom de domaine, qui est souvent celui de la marque ou du site. Voici les 5 raisons principales de privilégier une messagerie professionnelle à une messagerie gratuite.
Chaque email vous fait de la publicité
Cette adresse mail professionnelle vous permet de promouvoir votre marque à chaque moment lors de vos communications. En effet, le domaine que vous utilisez pour votre messagerie est dans la grande majorité des cas le même nom que votre marque, entreprise, site web. Ce nom de domaine va donc contribuer à la promotion de votre entreprise à chaque email envoyé.
L'interlocuteur sera plus attiré par ce nom de domaine et fera toujours plus attention et confiance à une adresse email comme "xx@nom-de-domaine.com" qu'à une adresse gratuite avec Hotmail par exemple. De plus, n'oubliez pas de faire attention à votre signature en fin de message, car elle aussi présente une importance capitale à chaque envoi, il est conseillé d'y nommer des données pertinentes sur votre entreprise et sur l'expéditeur de l'email.
Adieu les spams et virus
Concernant les spams, une messagerie professionnelle relève deux fonctionnalités utiles pour toute entreprise :
- La première vous évite de finir dans les spams de vos interlocuteurs, qui sont potentiellement de futurs clients ou fournisseurs. Ce serait dommage de convaincre un prospect par voie orale et qu'il ne lise jamais votre devis ou proposition de vente, car il a fini sa route dans ses spams. Il faut savoir que c'est un cas qui arrive très régulièrement avec des adresses email gratuites. Une adresse mail professionnelle est souvent reconnue comme fiable aux yeux des messageries, cela est donc bénéfique pour l'entreprise.
- La majorité des hébergeurs propose des antivirus ou des antispams pour vous protéger contre tout contenu malveillant. Ces filtres vont bloquer les messages dangereux pour vous assurer une sécurité optimale qui vous empêchera de perdre vos emails en cas de virus. De plus, si un virus parvient à atteindre votre boîte mail, la plupart de ces filtres assurent des sauvegardes de vos échanges.
La fonctionnalité catch-all
La fonctionnalité catch-all correspond au regroupement de tous les emails envoyés sur les messageries de votre nom de domaine dans votre boîte mail si vous le désirez. C'est une possibilité très pratique pour les indépendants qui peuvent désormais regrouper toutes les parties administratives, comme la comptabilité, le service client … en une seule et même boîte mail.
Dans le cas où l'entreprise grandit, vous pourrez toujours conserver ces mêmes adresses en les rendant autonomes via le tableau de bord de votre hébergeur.
Une adresse mail pro augmente votre crédibilité en tant que marque
L'achat d'un nom de domaine pour une messagerie pro est considéré comme un gage de sérieux pour de nombreux interlocuteurs. En effet, l'adresse email liée au nom de la marque ou du site internet est souvent plus rassurante pour les clients et fournisseurs. La cause ? Toutes les arnaques que l'on peut désormais trouver juste en ouvrant sa boîte de spams quotidiennement, et il est toujours possible dans la tête d'un prospect qu'un spam se glisse dans ses emails. Alors, pour éviter la confusion, un devis provenant d'un "xx@gmail.com" est toujours moins crédible qu'un devis envoyé de "xx@nom-de-la-marque.com".
Un espace de stockage adapté
Dans la grande majorité des cas, les messageries professionnelles possèdent un plus grand espace de stockage que les messageries gratuites. Et si vous avez besoin d'une mémoire plus volumineuse, il est toujours possible d'adapter votre boîte mail en contactant votre hébergeur ou en vous rendant directement sur le tableau de bord du nom de domaine, cela dépend du service.
Pour résumé, le fait de posséder une messagerie professionnelle est toujours globalement très bénéfique pour une entreprise, quelles que soient sa taille et son importance. Elle va permettre d'assurer le sérieux de la marque, ce qui facilite déjà la conversation avec un prospect ou un potentiel fournisseur. L'adresse email professionnelle est un investissement qui a toujours fait ses preuves face aux interlocuteurs qui se sentent plus en sécurité et pris au sérieux. De plus, si vous êtes présent sur internet, votre messagerie vous sert également de publicité, car elle contient votre nom de domaine. Enfin, les messageries gratuites nous réservent parfois de (mauvaises) surprises comme nous l'avons vu encore il y a quelques jours avec le cas des clients Mail gratuits sur Mac. Avec une messagerie professionnelle, votre sécurité et la protection de vos données sont garanties par votre hébergeur.
